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14 consejos para aumentar la productividad y evitar distracciones al trabajar en casa


Según el censo de los Estados Unidos, casi seis millones de estadounidenses trabajan principalmente desde su hogar. Si estás buscando convertirte en uno de ellos, es crucial tener cuidado con las trampas.

He estado trabajando desde casa durante los últimos ocho años. Y aunque definitivamente me siento cómodo haciéndolo, hubo muchos dolores de crecimiento desde el principio. Una vez me encerré en el baño para tener una teleconferencia ininterrumpida con un cliente, no del todo el epítome de la profesionalidad. Sin embargo, si se toma el tiempo para prepararse para trabajar desde casa y crear una atmósfera propicia para el profesionalismo y la productividad, es más que posible construir una carrera próspera.

Consejos de productividad para trabajar en casa

Permanecer en la tarea en un espacio de trabajo que incluye a los niños, acceso instantáneo a las redes sociales y un número infinito de distracciones puede ser difícil. Aquí hay algunos consejos y trucos que he recogido después de casi una década de trabajar desde casa.

1. Crea un espacio de oficina dedicado

En una casa ocupada, puede ser muy fácil dejar que los niños amontonen sus tareas en su escritorio o jueguen en su computadora, pero apenas crea una atmósfera profesional. Si su casa es lo suficientemente grande como para acomodar una habitación entera dedicada exclusivamente al trabajo, usted es uno de los afortunados. De lo contrario, simplemente establezca un área donde pueda usar su computadora, hablar por teléfono y guardar documentos importantes almacenados.

Pero incluso si está solo en su hogar, tener un espacio de oficina dedicado tiene sentido, no solo para ayudarlo a mantenerse enfocado, sino para ahorrarle dinero en impuestos. Para reclamar la deducción de impuestos de la oficina en el hogar, mida su espacio de oficina dedicado y calcule el porcentaje de su hogar que representa (una oficina de 200 pies cuadrados en una casa de 2, 000 pies cuadrados sería del 10%). Luego puede deducir ese porcentaje de los costos asociados con su hogar, como servicios públicos y mejoras en el hogar.

Sin embargo, para calificar para la deducción de la oficina en el hogar, debe usar su oficina de manera exclusiva y regular para negocios. Si solo lo usa casualmente o si lo comparte con toda su familia, ya no califica. Si tiene más preguntas, consulte a un profesional de impuestos que se especialice en impuestos a pequeñas empresas.

2. Invierte en tu oficina

Es importante que el espacio de trabajo de su hogar tenga todos los accesorios que esperaría en una oficina profesional. Por supuesto, lo que cada persona considere necesario varía según el gusto y la profesión. Algunos artículos que podría considerar incluyen:

  • Una computadora confiable y dedicada
  • Una conexión a Internet de calidad
  • Un teléfono fijo para empresas o un teléfono móvil solo para empresas
  • Un sistema de archivo
  • Suministros generales de oficina (cómprelos en las ventas de regreso a la escuela para obtener las mejores ofertas)
  • Una buena impresora
  • Cómodo mobiliario de oficina en el hogar, que incluye una silla de oficina

Jugar con una computadora desactualizada o correr a la tienda de impresión puede costarle tiempo y productividad. Y si trabaja por cuenta propia, puede deducir cualquier artículo que compre para su oficina en casa en los impuestos de ese año. Solo asegúrate de guardar tus recibos.

3. Crea una lista diaria de cosas por hacer

Establecer prioridades es importante en la oficina, e infinitamente más cuando se trabaja desde casa. Sin un jefe mirando por encima del hombro o sus colegas para intercambiar ideas, depende de usted poner su lista de tareas en orden. Puede ayudarte a mantenerte en el camino correcto y evitar sentirte abrumado.

Anote rápidamente lo que se debe hacer durante un día de trabajo en particular, luego numere cada artículo en orden de prioridad. Cuando termine el día, transfiera de inmediato todo lo que no logró a la lista del día siguiente para asegurarse de que nada se le escape.

También puede probar algunas aplicaciones y herramientas para mantenerse al día. Me gusta Teuxdeux para crear y priorizar listas, así como tomar notas en línea. Si prefiere administrar su lista de tareas con su teléfono inteligente, Remember the Milk funciona con Siri, lo que le permite crear listas por voz en lugar de escribirlas. O bien, pruebe Do it Tomorrow, disponible para iOS y Android. Le ayuda a programar su lista de tareas con un día de anticipación para que nada se deshaga, incluso si no puede acceder a ella hoy.

4. Haga que su familia participe

Si tiene hijos en casa, necesita la cooperación de todos cuando se trata de su carrera. Llame a una reunión familiar y explique a sus hijos que necesita concentrarse durante las horas de trabajo, y pídale a su pareja que le ayude a mantener a los niños entretenidos y ocupados. Trabajar desde casa se convierte en un esfuerzo de equipo cuando le pide a todos que hagan su parte para ayudarlo a ser productivo.

Una familia que conozco usa el "sistema de semáforo". El padre que trabaja desde casa pone un círculo rojo, amarillo o verde en la puerta de la oficina en función de lo que sucede ese día: verde significa entrar, amarillo significa preguntar primero, y rojo significa no molestar. Hace que la productividad sea una especie de juego para niños de una manera muy visual y fácil de entender.

Pero incluso si no tiene hijos, es posible que tenga que comunicarle a su pareja la necesidad de un entorno laboral tranquilo. Si su cónyuge o pareja trabaja en un entorno más tradicional, la idea de una oficina en el hogar puede parecer informal, lo que resulta en ruido e interrupciones cuando intenta concentrarse. Establezca reglas básicas para su espacio de trabajo, como llamar antes de entrar a su oficina o respetar el tiempo de silencio entre ciertas horas.

5. Permanece en la tarea

Revisar su correo electrónico es una necesidad cuando está en el trabajo a distancia, especialmente si es el método de comunicación favorito de sus colegas. Sin embargo, hacer clic constantemente en esa pestaña de correo electrónico puede impedir sus propios proyectos e interrumpir el flujo de trabajo.

En su lugar, cierre su correo electrónico, desactive todas las notificaciones telefónicas y verifique sus mensajes y redes sociales solo en horarios designados a lo largo del día. Incluso si revisara cada 30 minutos, igual obtendría un tiempo de trabajo sólido e ininterrumpido. Otra opción para mantener una bandeja de entrada limpia y dejar de ser desviado por los mensajes personales es establecer una dirección de correo electrónico separada solo para el trabajo y hacer un esfuerzo para leer, ordenar y responder a la correspondencia en consecuencia.

Si es propenso a consultar sus sitios web favoritos cuando debería estar trabajando, intente utilizar LeechBlock, una extensión que le permite "prohibir" los sitios que le agregan tiempo entre ciertas horas; incluso puede establecer tiempos de facturación "permitidos", como como cinco minutos de Facebook después de 45 minutos de trabajo. Actualmente, LeechBlock solo funciona para Firefox, pero otros navegadores tienen extensiones similares: WasteNoTime para Safari y StayFocusd para usuarios de Chrome.

6. Utiliza un navegador dedicado

Tengo dos navegadores diferentes en mi computadora: uno para el trabajo y otro para el surf ocasional. El navegador de navegación informal está lleno de distracciones, desde pestañas abiertas hasta marcadores, notificaciones por correo electrónico y mensajes. Cuando tengo tiempo libre, uso mi navegador de navegación para poder verificar rápidamente mis sitios favoritos y conectarme con otros.

Por otro lado, mi navegador de trabajo está casi completamente vacío. Solo guardo favoritos relacionados con el trabajo y lo equiparé con aplicaciones y extensiones que me ayudan a ser productivo. El resultado es la capacidad de acceder a Internet sin distraerse con videos divertidos o feeds de redes sociales.

7. Organízate

Cuando trabajas desde casa, tu trabajo puede llegar a ser más estresante. De repente, estás luchando entre el hogar y la vida laboral, y un horario apretado puede interrumpir tu flujo de trabajo. Eso significa que debe hacer todo lo posible para optimizar y organizar su oficina en el hogar.

Organizarse antes de sentarse en su escritorio puede hacer que esté menos estresado y más productivo durante todo el día. Una de mis aplicaciones favoritas para mantenerse organizado es Evernote, una aplicación para iOS, Android y Windows. Le permite guardar ideas, notas, imágenes y recordatorios en un solo lugar, lo que lo hace perfecto para ese momento "eureka" cuando está lejos de su escritorio.

Mantener una oficina limpia también es muy propicio para estar al tanto de las cosas. Al organizar y archivar documentos sueltos, perderá menos tiempo buscándolos cuando llegue el momento en que los necesite. Un archivador cuesta alrededor de $ 50 y es más de lo que le devuelve el tiempo ahorrado y el aumento de la productividad. También hace que tu ambiente de trabajo sea mucho más agradable.

8. Crea un horario fijo

No siempre es fácil delimitar claramente su vida hogareña desde su vida laboral cuando su computadora está a solo unos metros de distancia. La mejor manera de lidiar con el agotamiento laboral es crear un cronograma. Si bien puede ser imposible ignorar por completo su trabajo fuera del horario laboral, especialmente si trabaja como profesional independiente y tiene plazos estrictos, siempre puede priorizar. Establezca una regla de que sus horas de trabajo son de 9 a.m. a 5 p.m., y solo responderá a correos electrónicos urgentes después de eso.

Si su trabajo requiere que realice un seguimiento de sus horas, una aplicación como Toggl puede ser de gran ayuda. Toma nota del tiempo que trabajó y le permite enviar actualizaciones y hojas de tiempo a sus supervisores. Pero incluso si no necesita entregar sus horas, puede aumentar su productividad al hacerle saber cuánto tiempo pasó en un proyecto y cuánto tiempo pasó navegando en la Web.

Solo recuerde que al planificar su horario de trabajo también debe planear los descansos y las comidas. Son una parte integral de preservar su cordura. Un descanso matutino, una comida al mediodía y un descanso por la tarde, incluso si solo es para relajarse y visitar sus sitios web favoritos, pueden ayudarlo a mantenerse enfocado y evitar distraerse cuando debería estar trabajando.

9. Come en la cocina

Comer en su escritorio puede parecer una obviedad cuando trabaja en casa, pero me parece que si conservo un refrigerio en mi computadora, pronto me distraigo por el hecho de comer. Como es casi imposible para mí trabajar mientras una mano me está llevando la comida a la boca, generalmente termino usándola como una excusa para dejar de trabajar y navegar en su lugar.

Su mejor opción es hacer de su oficina hogareña una zona sin alimentos. Tenga a mano una botella de agua o una taza de café para tomar un sorbo rápido, pero deje la comida principal en la cocina o el comedor. De esta forma, obtiene un merecido descanso, pero cuando está de vuelta en su escritorio, está listo para ponerse a trabajar.

10. Invierta en auriculares

Hace un par de años, mi esposo me consiguió un par de auriculares con cancelación de ruido para Navidad. No me di cuenta hasta que comencé a usarlos para el trabajo, qué regalo tan valioso e invaluable fueron.

Piensa en todos los ruidos en el hogar que pueden interrumpir tu concentración. Un teléfono que suena, un televisor ruidoso, los niños que juegan, el timbre de la puerta e incluso conversaciones regulares pueden hacer que pierda la corriente de sus pensamientos o se sienta frustrado. Y, como no es factible (ni justo) esperar que todo el ruido simplemente se detenga cuando está trabajando, los auriculares con cancelación de ruido son la mejor opción.

Emiten una frecuencia que ayuda a amortiguar los ruidos habituales del hogar y son especialmente eficaces cuando se combinan con música. Del mismo modo, White Noise Lite también puede ser un salvavidas. Simplemente aumente los sonidos oceánicos para enfocarse mejor en el trabajo cuando esté en "la zona". Los auriculares también funcionan como un excelente indicador para mi familia; si están encendidos, significa que mamá está trabajando y no debería molestarse.

11. Usar el uso compartido de archivos basado en la nube

Teletrabajo puede significar compartir constantemente archivos entre su hogar y las oficinas de su compañía. Si bien es posible enviar y recibir correos electrónicos, los archivos adjuntos pueden perderse en la reproducción aleatoria, especialmente si actualiza regularmente las copias.

Una solución excelente es un servicio de intercambio de archivos basado en la nube, como Dropbox, Google Drive o Trello. Con la capacidad de actualizar en tiempo real, el intercambio de archivos elimina casi por completo el problema de trabajar con documentos desactualizados. Incluso puede anular los archivos anteriores para reducir la confusión y permitir el acceso de sus colegas, jefes o clientes. También mantiene su bandeja de entrada libre de grandes archivos que ocupan un espacio significativo.

12. Mantenga un calendario impecable

Estar presente todo el día puede significar toneladas de tareas múltiples, como conducir a los niños a las citas o pasar la hora del almuerzo en el teléfono. Un calendario sólido le ayuda a evitar el exceso de programación y la doble reserva. Use Microsoft Outlook, Worktime para iOS o My Work Schedule para Android, o simplemente el calendario de su teléfono inteligente.

Además, tratar de sincronizar con colegas y clientes puede ser un problema cuando no trabajas en una oficina física. Establezca reuniones con un calendario de Google compartido y puede registrarse y elegir un intervalo de tiempo que funcione para todos. También puedes enviar invitaciones y confirmaciones.

13. Pedir ayuda

No tienes que hacerlo todo solo. Contrate a una niñera para sus hijos, o considere contratar a un asistente o ama de llaves para ayudar a reducir el alcance de sus responsabilidades y mantenerlo enfocado. Siempre contrato a la ayudante de una madre por unas pocas horas cada día en el verano cuando mis hijos están de vacaciones escolares. Obtengo un horario de trabajo ininterrumpido y mis hijos reciben la atención adicional que necesitan.

Ya sea que tengas hijos o que vuelas solo, trabajar desde casa significa que te recuerdan constantemente todos los quehaceres que debes hacer, añadiendo una capa de estrés al trabajo de oficina tradicional. Si sientes que te estás quedando atrás, pide a tu compañero que intervenga y asuma las responsabilidades que te distraen más. Puede ser más productivo si se concentra al 100% en el trabajo, en lugar de en los platos sucios del fregadero o en los recados que debe realizar.

14. Salir y socializar

Es muy fácil estar prácticamente pegado a la silla de su oficina, especialmente cuando está convenientemente ubicada cerca de la cocina y la cama; después de todo, ¿qué más necesita? Sin embargo, es importante si trabajas en casa que te esfuerces por salir de la casa y socializar regularmente.

Ya sea asistir a un almuerzo de oficina, ir a una feria de trabajo o convención de la industria, o incluso reunirse con un grupo de profesionales del trabajo en el hogar, puede ser más productivo después de pasar un tiempo fuera del trabajo. Además, puede obtener consejos e ideas de otros profesionales como usted.

Si siente que está demasiado ocupado para salir de la casa y conectarse con otras personas, considérelo parte del trabajo y limpie el tiempo de su escritorio como una cita. Incluso si solo se dirige al gimnasio durante media hora, es probable que se sienta mucho más humano cuando pueda tomar un descanso, salir y hablar con la gente durante el día.

Palabra final

Si bien un trabajo en el hogar tiene muchas ventajas, sin duda puede ser difícil si no estás preparado para enfrentar sus desafíos. Al probar las aguas y ver lo que realmente ayuda a mantener el rumbo y la tarea, puede convertir un concierto en casa en una carrera viable, una que ofrece lo mejor del mundo profesional y personal.

¿Trabajas desde casa? ¿Cuáles son tus mejores consejos para la productividad?


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