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5 Pasos para resolver problemas - Proceso y estrategias para el éxito


Los humanos modernos son los mejores solucionadores de problemas que el mundo haya visto. Mientras que nuestros predecesores desarrollaron herramientas primitivas para vivir mejor en sus entornos, los humanos son los primeros en desarrollar la agudeza mental necesaria para transformar su espacio vital. Como consecuencia, prosperamos en todo el mundo, alterando tierras desérticas hostiles y estériles y climas helados en hábitats hospitalarios con poblaciones en crecimiento.

Por supuesto, las habilidades para resolver problemas varían considerablemente de un individuo a otro: algunos de nosotros destacamos en la resolución de dilemas generales, mientras que otros son más hábiles para tomar decisiones básicas cotidianas. Investigadores del Centro de Investigación sobre Aprendizaje y Enseñanza de la Universidad de Michigan creen que la dificultad para resolver problemas tiende a provenir de los siguientes dos problemas:

  1. Inexactitud en la lectura . La interpretación incorrecta de un problema puede derivarse de percibirlo sin concentrarse en su significado. También puede resultar de leer palabras desconocidas, pasar por alto hechos importantes y comenzar a abordarlo prematuramente. En pocas palabras, muchas personas tienen dificultades para enmarcar un problema con precisión al principio y, en consecuencia, desarrollan soluciones inadecuadas o incorrectas.
  2. Imprecisión en el pensamiento . Los antiguos griegos llamaban a la capacidad de razonar adecuadamente la "lógica". Hoy en día, a veces nos referimos a esta habilidad como "pragmatismo", un sistema de pensamiento para determinar el significado, la verdad o el valor. Las decisiones deficientes se deben a una falta de claridad, por lo que se considera información irrelevante en el proceso de resolución de problemas. A veces buscamos soluciones que no cumplen nuestros objetivos previstos, o no podemos dividir los problemas complejos en partes comprensibles cuando las limitaciones de tiempo nos obligan a tomar decisiones prematuras.

Cada uno de nosotros toma decisiones todos los días que afectan nuestra felicidad, nuestra carrera y nuestra satisfacción con la vida. Al aprender y practicar las habilidades de los solucionadores de problemas comprobados y siguiendo los pasos necesarios, puede aumentar su autoestima, reducir los conflictos interpersonales y disminuir el estrés general.

1. Definir un problema

Es esencial comprender completamente un problema antes de desarrollar posibles soluciones. Algunos problemas parecen simples: decidir qué comer para el desayuno, qué ponerse para el trabajo, si tomar el transporte público o conducir, y sus soluciones rara vez tienen un impacto real en nuestras vidas. Otros problemas son increíblemente complejos y tienen consecuencias a largo plazo: elección de carreras, con quién elegimos casarnos, o si buscamos un título de educación avanzada.

Los problemas se complican aún más debido a las emociones, y si percibimos que la implementación de una solución es dolorosa o placentera. El hecho de que muchas de nuestras decisiones tengan consecuencias muy lejanas en el futuro conduce a la postergación y a una mayor complejidad.

La forma en que pensamos o definimos un problema puede dar como resultado oportunidades perdidas, soluciones inadecuadas o impermanentes, costos innecesarios, pérdida de tiempo y continua frustración y estrés. Una instancia de esto es cuando simplificamos los problemas buscando soluciones únicas, de uno o de corto plazo, mientras descuidamos las consecuencias a largo plazo.

Por ejemplo, un padre apresurado que necesita servir la cena podría correr a la tienda para la comida de esa noche, y podría repetir ese comportamiento varias veces por semana. Al buscar la solución a corto plazo (comprar la cena de esta noche) y descuidar la solución a largo plazo (realizar un gran viaje de compras bien planeado con anticipación), pierde tiempo, gas y esfuerzo y se enfrenta a frustraciones repetidas.

Por lo general, hay una variedad de decisiones y acciones que podemos tomar para resolver un problema, cada una de las cuales tiene diferentes efectos a corto y largo plazo que deben considerarse. Ampliar la definición de un problema al proporcionar más detalles puede estimular el pensamiento crítico y dar como resultado soluciones múltiples, a menudo innovadoras. Los mejores solucionadores de problemas saben que hacer más preguntas antes de intentar encontrar una solución generalmente arroja mejores resultados.

La importancia de una descripción precisa

Charles Kettering, jefe de la división de investigación de General Motors de 1920 a 1947, afirmó: "Un problema bien planteado es un problema medio resuelto." Un artículo de 2012 en la Harvard Business Review coincidió, diciendo: "Los problemas bien definidos conducen a soluciones innovadoras . "Los autores creían que la mayoría de las empresas y las personas no son lo suficientemente rigurosas para definir los problemas que intentan resolver y explicar por qué la solución es importante.

Por ejemplo, la limpieza de la costa de Alaska después del derrame de petróleo del Exxon Valdez de 1989 costó mucho más de lo esperado y tardó más de 20 años en completarse, principalmente debido a que no se consideró que el petróleo en aguas subárticas se convertía en almibarado. La baja viscosidad del fluido hizo que bombearlo a estaciones de recolección costa adentro fuera extremadamente difícil.

Una vez que el problema se expandió desde la "limpieza del petróleo" hasta incluir la "viscosidad de los materiales", un químico de la industria del cemento propuso una solución que haría vibrar el aceite congelado en las barcazas mientras se bombeaba, manteniéndolo fluido. Como consecuencia, la limpieza se aceleró con un ahorro potencial de millones de dólares.

Usando el método de Kipling para definir problemas

El primer paso para resolver cualquier problema es una declaración clara y concisa: lo que los defensores llaman una "declaración del problema". El Método Kipling, que lleva el nombre del poema de 1902 de Rudyard Kipling en su libro "Just So Stories", es uno de los sistemas más populares para definiendo un problema A veces llamado el sistema "Five Ws and One H", los periodistas a menudo lo utilizan para comunicar los hechos de una situación.

El poema destaca los seis componentes necesarios para enmarcar correctamente un problema:

  • ¿Cuál es el problema?
  • ¿Por qué es importante solucionar el problema?
  • ¿Cuándo surgió el problema? ¿Cuándo necesita ser resuelto?
  • ¿Cómo sucedió el problema?
  • ¿Dónde está ocurriendo el problema?
  • ¿ A quién afecta el problema?

Una declaración del problema debe ser lo más clara y completa posible. Por ejemplo, un estudiante indigente que considere asistir a la universidad podría concluir que "no puedo ir a la universidad este próximo semestre". Esta decisión refleja un problema de declaración de falta de fondos, en lugar de un marco para desarrollar soluciones que permitan la asistencia .

Una mejor declaración del problema podría ser: "Yo (quién) carezco de los fondos para pagar la matrícula y las tarifas del semestre venidero (qué) en UCLA (dónde) antes del 1 de septiembre (cuando). Me despidieron de mi trabajo de verano y no puedo ahorrar tanto como esperaba (cómo). Como resultado, mi título y el inicio de mi carrera se retrasarán al menos seis meses (por qué) ". Una declaración expandida del problema podría llevar a otras soluciones, como buscar becas, pedir prestado fondos, asistir a una universidad diferente para clases más bajas, trabajar a tiempo parcial mientras asiste a la escuela, reduciendo otros gastos para ahorrar, o una combinación de todos.

2. Desarrollar soluciones alternativas

Una barrera común para la resolución exitosa de problemas es nuestra dependencia de experiencias previas, especialmente aquellas que parecen similares a nuestra situación actual. Según el psicólogo G. Stanley Hall, los humanos son en gran medida criaturas de hábito, y nuestras actividades y decisiones a menudo son reflejos automáticos basados ​​en nuestros prejuicios personales, estereotipos e historia.

Muchos científicos creen que el hábito es la consecuencia natural de la evolución, una compensación entre la enorme necesidad de energía del cerebro -los cerebros representan menos del 2% del peso corporal de un humano, pero consumen hasta el 20% de nuestra ingesta calórica- y la supervivencia . Huir del gruñido de un león invisible sin duda salvó a más de nuestros antepasados ​​que esperar a confirmar su presencia.

Desafortunadamente, esta tendencia a aplicar la misma experiencia a cada problema puede llevar a decisiones pobres. Como dijo el psicólogo estadounidense Abraham Maslow, "si solo tienes un martillo, ves todos los problemas como un clavo".

A excepción de las matemáticas o las preguntas basadas en hechos, pocos problemas tienen una única solución. Los mejores solucionadores de problemas emplean una variedad de estrategias para desarrollar soluciones múltiples antes de tomar una decisión. Dado que la solución óptima generalmente se descubre al comparar resultados alternativos, teorizar múltiples opciones y sus resultados es ventajoso.

Técnicas para desarrollar soluciones múltiples a un solo problema

Durante esta etapa, el objetivo es generar tantas soluciones posibles como sea posible sin considerar si son realistas, prácticas o efectivas. Las técnicas útiles para romper los viejos hábitos de pensamiento incluyen las siguientes:

  • Analogías . Considere problemas similares de su pasado y adapte sus soluciones a la situación actual. Por ejemplo, una compañía que busca comercializar un nuevo producto de software podría considerar tácticas comunes de mercadotecnia de la industria (promociones de celebridades, bajos precios de lanzamiento o publicidad nacional) para lanzar el producto.
  • Lluvia de ideas . Esta técnica requiere que apague su censor interno y produzca tantas soluciones a un problema como sea posible, sin importar cuán inverosímil sea. A menudo se les llama "pensamiento creativo" o "pensamiento fuera de la caja", soluciones excepcionales pueden resultar de combinar, expandir y mejorar los pensamientos originales. IDEO, una galardonada firma de desarrollo y diseño en Silicon Valley acreditada con productos tales como el mouse original de Apple, el colchón Tempur-Pedic y el revolucionario PillPack, se basa en gran medida en una lluvia de ideas para nuevas ideas.
  • Divide y Vence . Divida un problema grande y complejo en problemas más pequeños y solucionables. Por ejemplo, el objetivo de la NASA de poner a un hombre en la luna en la década de 1960 se logró al resolver problemas de ingeniería más simples que van desde cómo apilar dos o más cohetes uno encima del otro (etapas múltiples) hasta seleccionar y entrenar a los astronautas.
  • Means-Ends Analysis . Comience con el resultado deseado y trabaje hacia atrás a través de los pasos críticos necesarios para alcanzar su meta. Por ejemplo, recibir una promoción generalmente requiere una recomendación positiva de un superior. Sin embargo, los superiores generalmente evalúan a los candidatos por su historial de asignaciones exitosas anteriores. Tener la oportunidad de trabajar en una tarea depende de la asistencia constante de los empleados y los hábitos de trabajo, y así sucesivamente, hasta llegar al punto de partida de su análisis.
  • Root-Cause Analysis . En lugar de enfocarse en el problema, concéntrese en la causa del problema. En el anterior ejemplo de derrame de petróleo, inicialmente se pensó que el problema era el tiempo y el costo prolongados del esfuerzo de limpieza. Sin embargo, la causa principal fue la dificultad de bombear rápidamente aceite espeso a las instalaciones de almacenamiento.
  • Prueba y error . Cuando el tiempo no es una consideración y el cambio es relativamente simple de implementar, considere probar todo hasta llegar a la estrategia óptima. Las lecciones aprendidas de nuestros errores a menudo son más valiosas que las aprendidas de nuestros éxitos. Como dijo Thomas Edison cuando habló sobre su invención de la bombilla eléctrica, "no he fallado". Acabo de encontrar 10.000 formas que no funcionaron ".

El tiempo necesario para desarrollar soluciones múltiples debe ser proporcional a la escala del problema y su impacto. Al mismo tiempo, tratar de desarrollar soluciones por el bien de más opciones rara vez vale la pena, especialmente después de un período prolongado de esfuerzo. Cuando se sienta cómodo de haber agotado las posibilidades, es hora de evaluar posibles soluciones.

3. Seleccione una solución óptima

El pensamiento crítico es el proceso de conceptualizar, aplicar, analizar, sintetizar y evaluar la información para guiar la creencia y la acción, de acuerdo con la Fundación para el pensamiento crítico. Es un proceso aprendido destinado a evitar prejuicios, distorsiones, prejuicios e inconsistencias, y es esencial para la resolución efectiva de problemas. Se requiere un pensamiento crítico para evaluar posibles soluciones a un problema y determinar cuál es el más probable para producir el mejor resultado general.

Elimine las soluciones ineficaces obvias temprano

Algunas, si no muchas, de las soluciones alternativas desarrolladas previamente no son prácticas o no se pueden implementar porque son demasiado costosas, tardan demasiado tiempo, requieren recursos no disponibles o producen resultados inciertos. La evaluación de tales elecciones obviamente inapropiadas es una pérdida de tiempo y energía y, si es posible, debe evitarse.

Por el contrario, su escaneo preliminar de posibles soluciones puede producir información adicional y conducir a una mejor opción indiscutible, eliminando la necesidad de un análisis posterior. Jeff Bezos, el fundador de Amazon.com, afirma que siempre hay un elemento de casualidad - buena fortuna o suerte - en descubrimientos significativos o saltos más allá del pensamiento convencional.

Desarrollar una matriz de decisión para la evaluación

Cuando se resuelven problemas más complejos, rara vez hay una única solución que cumpla con todos los criterios: los mejores cumplen los criterios más importantes con consecuencias negativas mínimas o impacto en otros factores. Según Mind Tools, una matriz de decisiones es una excelente herramienta para comprender visualmente las diferencias entre soluciones alternativas cuando no hay una opción clara o única. Las opciones potenciales se pueden clasificar según el grado en que cumplan los criterios para la mejor opción.

Aquí hay algunos factores que podrían considerarse en su análisis de posibles soluciones:

  • Eficacia ¿En qué medida la solución resuelve el problema?
  • Practicidad ¿La solución es realista en términos de recursos y capacidades disponibles?
  • Puntualidad . ¿La solución cumplirá los plazos críticos o los plazos?
  • Gasto ¿Cuánto costará la solución en recursos y esfuerzo?
  • Riesgo ¿Cuáles son las consecuencias, buenas y malas?
  • Manejabilidad ¿Pueden medirse los resultados?

Cada factor debe ser ponderado en una escala de 0 a 10 para la importancia en la solución final, donde 10 es el mejor ranking y 0 el peor ranking. Por ejemplo, una solución podría resolver completamente el problema (un "10" en la eficacia) mientras que otro resuelve la mayoría del problema (un "7"). Del mismo modo, una solución puede implicar poco o ningún costo ("10") o requerir altos gastos (un "0").

El paso final en la creación de la matriz es establecer la importancia relativa de cada factor en la solución final usando porcentajes para que las ponderaciones totales sean del 100%. Por ejemplo, la eficacia puede tener una calificación del 50% mientras que la puntualidad es del 10%. En tales casos, la matriz de decisión completa puede ser similar a la siguiente ilustración:

Elija la mejor solución usando la información disponible

Si la solución mejor valorada no parece ser la mejor, reconsidere su ponderación y clasificación iniciales. La incomodidad que siente puede ser una indicación de que algunos factores son más importantes para usted de lo que originalmente pensó. En ese caso, vuelva a clasificar y vuelva a pesarlos. Tenga en cuenta que un puntaje bajo en un factor puede ser suficiente para descartarlo como solución. Por ejemplo, los altos costos pueden ser suficientes para que una solución sea inaceptable.

4. Implemente la solución óptima

Una vez que haya tomado la decisión sobre la mejor solución a su problema, es hora de actuar. Reconozca que la implementación puede no ser fluida, especialmente si la solución depende de la cooperación de otras personas. Prácticamente todas las decisiones requieren un cambio en el status quo y, como escribió Niccolo Machiavelli en 1532, "no hay nada más difícil de llevar en la mano, más peligroso de conducir, o más incierto en su éxito, que tomar la iniciativa en la presentación. de un nuevo orden de cosas. "La tendencia de las personas a resistir el cambio es tan frecuente que los consultores de gestión del cambio regularmente ganan ingresos anuales de seis y siete cifras.

Si bien es importante implementar una solución a los problemas críticos lo más rápido posible, también es prudente reconocer los obstáculos que probablemente aparezcan y desarrollar una estrategia correspondiente para superar la resistencia. Estas son algunas obstrucciones comunes para cambiar en un entorno comercial:

  • Muévete demasiado rápido . En lugar de resistirse directamente, es más probable que las personas busquen demoras al pedir más información, considerar otras alternativas o alegar la falta de recursos.
  • La implementación lleva demasiado tiempo . La solución es muy poco, demasiado tarde.
  • Inasequible El costo es demasiado alto o le quitará valor a otras inversiones importantes.
  • Desprovisto de personal . Su gente está demasiado ocupada o no tiene la capacitación para implementar la solución.
  • A los clientes no les gustará . Perderá cuota de mercado frente a la competencia, las quejas de los clientes aumentarán o el servicio al cliente sufrirá.
  • Las consecuencias negativas son desconocidas . ¿Qué pasa si la solución no funciona o nos hace perder negocios?
  • La solución no funcionará El análisis del problema es defectuoso, demasiado precipitado o no consideró los elementos necesarios.

No tengas miedo de confrontar las objeciones de los demás o de ti mismo. Con otros, responda preguntas objetivas, educadas y con la mayor cantidad de información posible. Mantenga el enfoque en la solución del problema, no las personalidades de los involucrados.

Si se presenta una objeción o solución legítima que no se haya considerado previamente, prepárese para posponer la implementación hasta que pueda ser investigada. Si reconsidera su decisión basándose en las objeciones recibidas, investigue rápidamente e informe sus hallazgos a todos los involucrados. No se enorgullezca de la autoría de una solución, sino en el proceso de determinar la mejor solución.

5. Confíe en su análisis

Si ha seguido diligentemente los pasos para mejorar la resolución de problemas hasta este punto, tenga confianza de que su trabajo está completo y de que ha llegado a la mejor solución. Gran parte de la resistencia que encuentra probablemente se deba al miedo y la falta de información, en lugar de una objeción genuina a la solución propuesta.

Al comunicar su proceso, puede convertir a los que menosprecian y los que se acercan a su manera de pensar. Sea transparente y no defensivo, reconociendo que sus miedos y objeciones son naturales y es probable que surjan en la mayoría de las situaciones que implican un cambio.

Si un grupo ha estado involucrado en el proceso para llegar a la solución óptima, identifique aliados clave que puedan ayudar a convencer a otros de que la solución es sólida, en función de toda la información disponible. Tener patrocinadores o "campeones" para ayudar a convencer a los demás siempre es una buena estrategia cuando se implementa un cambio difícil o controvertido.

Resultados de monitoreo: el bucle de retroalimentación

A pesar de su mejor esfuerzo, algunas soluciones no funcionan como se planeó. Hay muchas razones para esto: la falta de consideración de todos los factores, la falta de información disponible, los sesgos no intencionales o las percepciones erróneas, o un cambio en las condiciones subyacentes que afectan el problema o la solución. Vivimos en un mundo incierto, por lo que rara vez se garantiza una respuesta verdadera o efectiva en todo momento.

Grandes productos y compañías crecen a través del proceso de integración y constante innovación. Al monitorear continuamente los resultados, compararlos con las expectativas y posteriormente ajustar las acciones para lograr el resultado deseado, también conocido como "ciclo de retroalimentación", podemos estar seguros de que las soluciones seguirán siendo válidas y producirán los resultados deseados.

Según Wired, los bucles de retroalimentación son la forma en que aprendemos, ya sea que los llamemos de prueba y error o corrección del curso. Han sido exhaustivamente investigados y validados en psicología, epidemiología, estrategia militar, estudios ambientales y economía, y son una herramienta común en los planes de entrenamiento atlético, estrategias de entrenamiento ejecutivo y una multitud de programas de auto superación. Elon Musk, inventor, empresario y CEO de Tesla Motors, afirma que es importante contar con un circuito de retroalimentación en el que esté pensando constantemente en lo que ha hecho y en cómo podría hacerlo mejor.

A medida que aparezcan los resultados de la solución implementada, es importante recopilar datos y determinar si las consecuencias son las previstas inicialmente. Cuando hay un resultado negativo inesperado o un resultado que no cumple con los parámetros esperados, los mejores solucionadores de problemas repiten los pasos de resolución de problemas, realizando los ajustes necesarios.

En muchos casos, los ajustes son menores y pueden implementarse rápidamente. Sin embargo, en algunos casos, se necesita una nueva estrategia o solución, y eso significa replantear el problema con la información obtenida de la implementación.

Palabra final

La resolución de problemas no es una habilidad innata, sino una habilidad adquirida. Ken Watanbe, ex consultor de McKinsey y autor de "Problem Solving 101", enseña que la práctica de buenas habilidades para resolver problemas desarrolla una mentalidad que impulsa a las personas a sacar lo mejor de sí mismas y dar forma al mundo de una manera positiva. Aprender y usar las habilidades adecuadas puede convertirse en un hábito, facilitando la resolución de problemas y capacitándonos a cada uno de nosotros para mejorar nuestras vidas y mundos.

Recuerde, todos enfrentan problemas, grandes y pequeños, todos los días que necesitan solución. Seguir estos pasos puede conducir a mejores decisiones y una vida más feliz. En muchos casos, no es el problema el que crea más estrés, sino las consecuencias de una solución deficiente.

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