lutums.net / Cómo crear un sistema de archivo doméstico para mantener registros

Cómo crear un sistema de archivo doméstico para mantener registros


Cada año, la prueba de recopilar la información necesaria para completar y presentar su declaración de impuestos parece cada vez más difícil, ¿no es así? Este problema puede ser aliviado mediante la implementación de un sistema eficiente de presentación hogareña.

Pero completar sus impuestos anuales no es la única razón para tener un buen sistema de presentación. Es crucial retener los recibos para mostrar cuánto pagó por las propiedades y las inversiones, así como para comprobar cuándo se realizaron las compras. Es casi imposible obtener un préstamo sin revelar los registros de sus ingresos y gastos.

Hacer un seguimiento del papeleo es una necesidad, y puede causar problemas para aquellos que no están preparados y desorganizados. Sin embargo, crear un sistema de archivo hogareño que tenga sentido puede ser bastante simple.

Configurando un Sistema de Archivo

Si aún no se ha convertido a un sistema de almacenamiento de documentos sin papel, puede administrar fácilmente un sistema para realizar un seguimiento de todos sus registros.

1. Compra de suministros necesarios

Visite su tienda de suministros de oficina favorita y haga las siguientes compras:

  • Un archivo de bolsillo de tamaño carta que se expande a tres pulgadas y media (aproximadamente $ 3)
  • Varias carpetas de archivos (menos de $ 1 cada una)
  • Etiquetas para sus carpetas de archivos (aproximadamente $ 3 por un paquete de 250 etiquetas)

2. Crea etiquetas

Etiquete la carpeta desplegable del año. A continuación, cree una etiqueta para cada carpeta de archivos de la siguiente manera:

  • Gastos personales, como ropa, libros, comestibles y entretenimiento
  • Médico / dental
  • Facturas de servicios
  • Grandes compras y mejoras para el hogar
  • Estados de cuenta bancarios
  • Inversiones
  • Estados de cuenta y recibos de tarjeta de crédito
  • Talones de pago
  • Registros de impuestos

3. Organiza tus documentos y archivos

Una vez que tenga sus carpetas etiquetadas, comience a organizar su sistema de archivo. A medida que avanza el año, puede agregar más carpetas para guardar los recibos de las nuevas categorías de las que necesita hacer un seguimiento, como gastos de educación, mascotas o viajes.

Coloque sus carpetas de archivos dentro de la carpeta de expansión, y mantenga su sistema de archivos guardado en un cajón o archivador. Cada vez que realice una compra o un pago de factura, hágalo de inmediato para colocar su recibo en la carpeta correspondiente.

Para mantenerse al tanto de los pagos de facturas, cree una carpeta con la etiqueta "Facturas a pagar". Mantenga esta carpeta en una ubicación muy visible para que se le recuerde que debe visitarla regularmente para pagar sus facturas pendientes. Después de pagar cada factura, coloque el registro en la carpeta apropiada en su sistema de archivo.

También debe crear una carpeta con la etiqueta "Necesita atención". Por ejemplo, si necesita realizar una consulta con respecto a un cargo sospechoso en su tarjeta de crédito, o si necesita comunicarse con un proveedor que no le dio crédito por haber pagado su factura más reciente, debe mantener un registro o recordatorio en esta carpeta.

Método de archivo diario

Al implementar este sistema, puede reducir el tiempo que pasa buscando entre documentos dispersos al tener sus archivos organizados en archivos organizados y debidamente etiquetados. Cree una rutina diaria para mantener sus archivos consistentes y correctamente mantenidos:

  1. Recoja el correo y examínelo en su escritorio o mesa de la cocina.
  2. Abra cada pedazo de correo y reserve el correo no deseado y los sobres para reciclar.
  3. Coloque las facturas en su carpeta "Facturas a pagar".
  4. Coloque recibos en su carpeta apropiada. Por ejemplo, los resúmenes de servicios médicos deben colocarse en su carpeta "Medical / Dental".
  5. Todo lo que necesite atención inmediata debe ir a su carpeta "Necesita atención" para que pueda ocuparse de ello rápidamente.

Qué conservar y por cuánto tiempo

En la mayoría de los casos, debe mantener registros durante al menos tres años, ya que el IRS generalmente busca tres años en su historial durante una auditoría fiscal. Sin embargo, el IRS puede optar por buscar otros tres años en su historial, por lo que es aconsejable guardar los registros durante seis años.

Aquí hay algunos registros que debe conservar durante seis años:

  • Recibos por cualquier deducción que haya incluido en su declaración de impuestos
  • Estados de corretaje para las transacciones informadas en su declaración de impuestos
  • Registros relacionados con la venta de una casa u otra propiedad informada en su declaración de impuestos
  • Registros de ingresos y gastos informados para su pequeña empresa en su declaración de impuestos

Cada hoja de papel que respalde la información reportada en su declaración de impuestos debe guardarse durante los seis años posteriores a la fecha en que presentó la declaración.

Sin embargo, hay algunos registros que querrá mantener para siempre:

  • Declaraciones de impuestos
  • Contratos
  • Escrituras de propiedad y declaraciones de cierre
  • Registros de sus contribuciones a sus planes de jubilación
  • Pólizas de seguro de vida
  • Documentos de planificación patrimonial, como un poder notarial o acuerdos de fideicomiso

Papeleo para descartar

Después de completar su declaración de impuestos del año, hay algunos documentos que pueden descartarse. A menos que se relacione con su declaración de impuestos, debería poder deshacerse de los siguientes artículos:

  • Recibos de depósito bancario y recibos de cajeros automáticos
  • Talones de cheque
  • Recibos de recibo de cable de servicios públicos

Palabra final

No hay tiempo como el presente para comenzar a organizar su papeleo. Cuanto antes establezca un sistema de archivo organizado, antes podrá obtener los beneficios de una casa u oficina desordenada. También puede ser mucho más fácil acceder a cualquier documentación o grabar en cualquier momento que lo necesite.

¿Usas un sistema de archivo para el hogar? ¿Qué estrategias te han funcionado bien?

(Crédito de la foto: Bigstock)


11 consejos para encontrar el mejor vecindario para vivir

11 consejos para encontrar el mejor vecindario para vivir

No soy ajeno a la mudanza. Mi esposa y yo nos hemos mudado cuatro veces en cinco años, todo debido a su trayectoria educativa (y eventual empleo). Con cada movimiento sucesivo, decidir dónde vivir debería haber sido una decisión importante. Necesitábamos equilibrar una serie de consideraciones, desde las condiciones económicas locales y los costos de la vivienda, hasta los tiempos de viaje y las comodidades de estilo de vida. Para

(Dinero y negocios)

8 maneras de ahorrar en el costo de los medicamentos recetados

8 maneras de ahorrar en el costo de los medicamentos recetados

Las familias a menudo hacen un presupuesto para conceptos básicos como vivienda, transporte, comida y ropa. Sin embargo, a veces la vida se interpone en el camino de mantener un presupuesto personal estricto, y se debe tener en cuenta el alto costo de los medicamentos recetados para una condición médica inesperada.Co

(Dinero y negocios)