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5 Deducciones fiscales para autónomos autónomos y propietarios de pequeñas empresas


Comenzar un nuevo negocio es un desafío serio, con muchas cosas que exigen la atención de un nuevo dueño de negocio. Hay muchos gastos asociados con la puesta en marcha y el funcionamiento diario de una empresa. Afortunadamente, desde una perspectiva comercial de ganancias y pérdidas, y desde el punto de vista impositivo, muchos de los gastos son deducibles en el Anexo C, con el efecto de reducir las ganancias netas del negocio y, por lo tanto, el impuesto a la renta del propietario.

Los gastos deducibles se definen en la Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales, como aquellos que son "ordinarios y necesarios". En este contexto, "ordinario" significa un gasto común y aceptado para su industria. Por ejemplo, una persona que repara una computadora móvil puede legítimamente comprar un osciloscopio, pero un contador no lo haría normalmente. "Necesario", por otro lado, significa que el gasto es para algo útil y apropiado para el negocio. No significa que sea indispensable.

Muchos gastos son comunes a la mayoría de los negocios, como suministros de oficina, papel y tóner de impresora, gastos de envío por correo, publicidad, seguro y kilometraje. Aunque el seguimiento de estos gastos puede parecer tedioso o engorroso, hacerlo valdrá la pena al reducir su mordedura de impuestos.

Aquí hay cinco deducciones que pueden beneficiar a aquellos que son dueños de pequeñas empresas o que trabajan por cuenta propia.

Deducciones fiscales para autónomos y propietarios de empresas

1. Publicidad

La mayoría de los gastos de publicidad son deducibles, incluidos folletos, anuncios publicitarios, anuncios impresos y tarjetas de presentación. Además, las tarifas de mesa u otros gastos de pequeñas empresas incurridos para la promoción de su negocio también pueden deducirse como gastos de publicidad. Las tarifas que paga a Yelp o Google, por ejemplo, por publicidad asociada a su presencia en línea también son deducibles.

2. Gastos del sitio web

Si tiene un sitio web comercial, los costos asociados con la creación y el mantenimiento también son deducibles de los gastos comerciales. Dichos costos podrían incluir tarifas por alojamiento, nombre de dominio, diseño del sitio web, software o tarifas de licencia para las imágenes utilizadas. Siempre que sean para el uso exclusivo del negocio, son totalmente deducibles. Aunque se enumera con frecuencia en "Otros gastos", la porción de uso comercial de las tarifas de acceso a Internet y el alquiler del enrutador también son deducibles (consulte el Anexo C, línea 27a y Parte V en la página 2).

3. Gastos de oficina en el hogar

Si usa una parte de su casa o propiedad para uso comercial y la usa de manera exclusiva y regular para negocios, es posible que pueda deducir los gastos relacionados con su oficina en el hogar. Los dos requisitos son que:

  • Es su principal lugar de trabajo, y
  • Lo usas regularmente y exclusivamente para negocios

Hay dos métodos para calcular la deducción:

  • El método simplificado, o
  • El método regular

Con el Método Simplificado (especificado en el Procedimiento de Ingresos 2013-13), se multiplican los pies cuadrados de la oficina o área comercial (no más de 300 pies cuadrados) por $ 5 por pie cuadrado para determinar el monto de la deducción. La deducción es la menor ganancia neta del negocio y la deducción calculada de la oficina. Por ejemplo, si el área de su oficina es de 200 pies cuadrados, la posible deducción es 200 x $ 5 = $ 1, 000. Sin embargo, si su ganancia neta es de $ 800, entonces la deducción se limita a $ 800. Los $ 200 no utilizados no pueden transferirse al próximo año fiscal. Vea la opción simplificada para la deducción de la oficina en el hogar para más detalles.

Los beneficios del método simplificado son:

  • Mantenimiento de registros mínimo, solo el área cuadrada del área de uso comercial
  • Otros gastos del hogar, como los intereses hipotecarios y los impuestos a la propiedad, son deducibles en su totalidad en el Anexo A (Deducciones detalladas)
  • La depreciación no está permitida, por lo que no tiene que ser recapturada cuando se venda la propiedad

El método regular es más complicado de calcular, pero puede resultar en una deducción más grande. Hay varios pasos para calcular la deducción de la oficina en el hogar:

  1. Primero, mida el área de uso comercial y divida por el total de pies cuadrados de la casa. Si multiplica el decimal resultante por 100, obtendrá el porcentaje de uso comercial. Por ejemplo, si la oficina mide 200 pies cuadrados y la casa mide 1, 600 pies cuadrados, el porcentaje es de 200/1 600 x 100 = 12.5%.
  2. Luego, determine cualquier gasto directo. Estos son gastos que se aplican solo a la oficina, como el costo de pintar la oficina. Es posible que no haya ningún gasto directo.
  3. En tercer lugar, determine los gastos anuales del hogar. Si es dueño de su casa, esto podría incluir intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad, servicios públicos, seguros, reparaciones y mantenimiento, y depreciación. Si alquila, esto podría ser alquiler, servicios públicos y seguro, por ejemplo. Los gastos no relacionados, como el cuidado del césped o la pintura de una habitación que no es la oficina, no son gastos indirectos y no son deducibles.
  4. Combine los costos directos e indirectos del año.
  5. Divida los costos totales por el total de pies cuadrados y multiplique por los pies cuadrados de la oficina. Digamos que los costos totales fueron de $ 16, 000. Luego, la deducción es de $ 16, 000 / 1, 600 pies cuadrados x 200 pies cuadrados = $ 2, 000.

Las desventajas del método regular son:

  • El cálculo es más complicado y requiere presentar una forma adicional.
  • La retención de registros debe ser detallada y minuciosa, incluido el seguimiento de la depreciación.
  • Debe recuperar la depreciación cuando vende la casa, incluso si no incluyó la depreciación en su cálculo de la deducción: el requisito es recapturar la depreciación "permitida o permitida". Consulte la Publicación 587, Uso comercial de su vivienda, bajo el título "Depreciación."

Es más difícil calcular y documentar el Método regular, pero, como puede ver en el ejemplo, resultó en una deducción más grande que el Método simplificado. El método regular requiere la presentación del Formulario 8829 con su declaración. Las Instrucciones para el Formulario 8829 tienen más detalles que pueden ser útiles.

Una limitación similar en la deducción de Office-in-Home se aplica tanto al Método Regular como al Método Simplificado. A saber, su ganancia neta debe ser mayor o igual a la deducción calculada para Office-in-Home. Sin embargo, con el Método regular, hay un ordenante principal que determina cómo se aplican las deducciones de negocios. Este pedido se detalla en la Publicación 587, Uso comercial de su hogar, pero tenga en cuenta que la depreciación se aplica por última vez.

Una última cosa: si detalla las deducciones, los costos deducibles, como los intereses de la hipoteca y los impuestos a la propiedad, que no están asignados al porcentaje de uso comercial son deducibles en el Anexo A como deducciones detalladas. En nuestro ejemplo, donde el porcentaje de uso comercial fue del 12.5%, el otro 87.5% de los impuestos a la propiedad e impuestos hipotecarios, por ejemplo, sería deducible en el Anexo A. Consulte también Deducción fiscal del Ministerio del Interior del IRS: Reglas y calculadora.

4. Viaje de negocios

Si viaja fuera de la ciudad por razones comerciales, algunos o todos los costos pueden deducirse como un gasto comercial. El costo del alquiler de avión, tren, autobús o automóvil para el viaje es deducible. El alojamiento también es deducible. Las comidas y entretenimientos para negocios son 50% deducibles.

Otros gastos por honorarios de equipaje, tarifas de taxi, lavado en seco y lavandería, llamadas comerciales, tarifas de estenógrafa pública y alquiler de computadoras o tarifas de acceso a Internet también son deducibles. Entonces, se pagan propinas junto con cualquiera de los artículos mencionados. Si maneja su propio automóvil, en lugar de tomar el transporte público, puede deducir el millaje comercial asociado a $ .535 por milla para 2017. También puede deducir las tarifas de estacionamiento y los peajes. Se puede encontrar más información en Tax Topic 511 - Gastos de viajes de negocios.

Si usa su vehículo para fines comerciales, tiene la opción de deducir los gastos reales o la tasa de millaje estándar para sus millas de negocios. Se incluyen en los gastos reales los costos de gas, petróleo, reparaciones, llantas, seguro, tarifas de registro, licencias y depreciación (o pagos de arrendamiento). El total de estos gastos para el año se prorratea de acuerdo con el uso comercial.

Por ejemplo, de las 20, 000 millas que maneja en un año, si 4, 000 millas son para negocios, entonces el uso comercial es de 4, 000 / 20, 000 x 100 = 20%. Entonces, si sus costos reales fueron de $ 6, 000, la deducción sería de $ 6, 000 x .20 = $ 1, 200. La tasa de millaje estándar para esas 4, 000 millas de negocios sería de 4, 000 x .535 = $ 2, 140. Entonces, la tasa de millaje estándar genera una deducción bastante generosa. Incluso si usa la tarifa de millaje estándar, aún puede deducir peajes y tarifas de estacionamiento relacionados.

Debe mantener un registro escrito de su millaje para el IRS para permitir su deducción de millas. Aunque esto puede parecer tedioso, hay muchas aplicaciones disponibles para su teléfono inteligente que pueden ayudar a optimizar esta función. Recuerde, debe conservar recibos y un registro de millas para deducir los gastos reales también.

Tenga en cuenta que no puede deducir millas de viaje como millas comerciales. Si tiene un trabajo regular, y un negocio en el costado, las millas que maneja hacia y desde su lugar de trabajo habitual están recorriendo millas y no son deducibles. Consulte el tema fiscal 510 - Uso comercial del automóvil para obtener más información.

5. Deducción de seguro médico por cuenta propia (SEHI)

Las personas que trabajan por cuenta propia frecuentemente deben comprar su propio seguro de salud. Además de los beneficios de salud, también puede calificar para una deducción en su declaración de impuestos personal.

Si presenta un Anexo C como propietario único, contratista independiente, profesional independiente o LLC de un solo miembro, su negocio muestra ganancias y no tiene otro seguro médico, puede deducir las primas del seguro dental y de salud para usted mismo, su cónyuge y sus dependientes (menores de 27 años al final del año fiscal). También es posible que pueda deducir primas de seguro de cuidado a largo plazo.

La deducción de SEHI no se toma en el Anexo C. Se toma en el Formulario 1040, página 1, en la sección de Ajustes, en la línea 29.

El monto de la deducción es la menor de las primas de seguro y el beneficio neto de la empresa. Tenga en cuenta que las primas de Medicare se pueden utilizar para esta deducción del seguro. El seguro puede estar a su nombre o en nombre del negocio. Si la ganancia de su negocio limita el monto de la deducción de SEHI, puede deducir el saldo como una deducción médica en el Anexo A (Deducciones detalladas).

Para resumir: puede tomar la deducción de SEHI si se cumplen las siguientes condiciones:

  1. Tu negocio muestra un beneficio neto
  2. No tiene otro seguro de salud
  3. Usted paga el seguro de salud adquirido a su nombre o el nombre de la empresa
  4. Su deducción es la menor de las primas pagadas y el beneficio neto de su negocio

Las primas para el seguro calificado de cuidado a largo plazo se pueden incluir al calcular la deducción, pero están limitadas para 2017 de acuerdo con la edad de la persona asegurada, de la siguiente manera:

  • 40 años o menos: $ 410
  • Edad 41-50: $ 770
  • Edad 51-60: $ 1, 530
  • Edad 61-70: $ 4, 090
  • Edad 71 o mayor: $ 5, 110

Con estas primas de cuidado a largo plazo permitidas, combinadas con las primas regulares de seguro de salud, la deducción es la menor de las ganancias comerciales netas o las primas de seguro totales.

Consejos sobre impuestos para autónomos

Como persona que trabaja por cuenta propia, ya sea que piense en sí mismo como un profesional independiente, un contratista independiente o un propietario único, existen algunas mejores prácticas que lo mantendrán en una buena posición en el caso de una auditoría del IRS.

1. Guarde todos sus registros

Si su declaración desencadena una señal de alerta y eso da como resultado una auditoría, deberá verificar y justificar los gastos de su negocio. Si está siendo auditado para años anteriores, puede ser difícil recordar todos los detalles de todas sus transacciones. Es importante que mantenga buenos registros y tenga una manera organizada de almacenar sus recibos.

Si usa un sistema de contabilidad en efectivo y usa QuickBooks, querrá registrar sus ingresos cuando los reciba y registrar sus gastos cuando los pague. Con la versión en línea, tiene fácil acceso y puede registrar sus ingresos y gastos sobre la marcha, en lugar de esperar hasta el final del mes, por ejemplo. Si almacenar y organizar sus recibos es un problema para usted, Shoeboxed tiene una serie de soluciones que podrían beneficiarlo, una de las cuales es gratuita.

2. Configure cuentas separadas para uso comercial y personal

Como mínimo, debe mantener sus transacciones personales y comerciales por separado. Tener una cuenta bancaria comercial y tarjetas de crédito son obligatorias. Si hace negocios en línea, tener una cuenta comercial de PayPal también es importante. Sin cuentas separadas, puede que el IRS no tenga claro que, de hecho, tiene un negocio. Para mantener un registro de lo que el dinero le pertenece a usted frente al negocio, hágase un cheque para obtener fondos en su cuenta personal (si la empresa obtiene ganancias).

3. Obtener un buzón de correo para uso comercial

Puede mantener separado su correo comercial y personal alquilando una casilla de correo para el negocio. El USPS dice que aumenta la privacidad, la seguridad y la accesibilidad. Un pequeño apartado postal probablemente tendrá un valor entre $ 50 y $ 60 por seis meses. La tarifa es un gasto comercial deducible.

4. No te excedas con deducciones

Aunque un negocio puede terminar legítimamente con una pérdida para el año, tenga cuidado de que no ocurra con demasiada frecuencia. El IRS considera que una empresa se involucrará con fines de lucro si muestra una ganancia en tres de los últimos cinco años. Si no se realiza con fines de lucro, se consideraría un pasatiempo, y los gastos solo podrían deducirse hasta la cantidad de ingresos. Una "pérdida" de pasatiempo no puede compensar otros ingresos. Puede encontrar más información en la Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales.

Palabra final

No hay una razón convincente para pagar más impuestos de los necesarios, así que deduzca todos sus gastos comerciales elegibles. Pero asegúrese de mantener registros completos y precisos de esos gastos. No desea carecer de la documentación adecuada durante una auditoría y terminar adeudando no solo impuestos atrasados, sino también multas e intereses.

Si usted es un profesional independiente y un contratista independiente, ¿qué otras deducciones de pequeñas empresas ha usado?


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