Qué es la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA) - Elegibilidad y Reglas

En una economía acelerada y cambiante que recompensa a los trabajadores innovadores y adaptables y penaliza a aquellos que no se mantienen al día con los tiempos, la idea de un equilibrio equitativo entre el trabajo y la vida parece estar desactualizada. Muchos empleadores, particularmente aquellos que operan en industrias competitivas o que requieren mucha mano de obra no especializada o poco calificada, esperan que sus empleados sean flexibles y trabajen tan duro como sea posible. Aunque los empleadores no pueden permitirse el lujo de tratar a los trabajadores altamente calificados o especializados como prescindibles, es una historia diferente cuando hay 10 trabajadores con habilidades equivalentes que se alinean ansiosamente en la puerta.

Para ser justos, sin embargo, existen muchas leyes para proteger la seguridad, la dignidad y los derechos civiles de los trabajadores. De estos, la Ley federal de licencia familiar y médica (FMLA, por sus siglas en inglés), que ha estado en los libros desde 1993, es una de las más expansivas y frecuentemente invocada.

¿Qué es la Ley de Licencia Familiar y Médica?

Dentro de cualquier período continuo de 12 meses, la FMLA permite que los empleados que califican tomen hasta 12 semanas consecutivas o no consecutivas (y, en casos limitados, hasta 26 semanas) de ausencia laboral no remunerada por motivos médicos y familiares específicos. Estos incluyen cuidado de parto y recién nacido, adopción, afecciones médicas personales graves, o la necesidad de cuidar a un familiar inmediato con una afección médica grave.

Los empleadores no están obligados a pagar a los empleados con licencia FMLA, aunque alrededor del 65% ofrecen un pago total o parcial a los empleados con licencia, de acuerdo con el Departamento de Trabajo. Y aunque a los empleadores se les permite suspender beneficios tales como la acumulación de tiempo libre pagado (PTO) para empleados de licencia, no pueden suspender o revocar la cobertura de seguro de salud grupal patrocinado por el empleador; sin duda, una protección importante para los empleados que toman tiempo libre para servicios médicos. razones.

Sin embargo, los empleadores pueden exigir a los empleados que utilicen el PTO acumulado, la licencia de maternidad remunerada y otros beneficios de tiempo libre antes de acceder a su asignación de FMLA. Esto realmente puede ser beneficioso para los empleados, ya que mantiene los ingresos durante parte del período de licencia.

Legalmente hablando, la FMLA es una modificación de la doctrina de empleo a voluntad que rige la mayoría de las relaciones entre empleador y empleado en los Estados Unidos. Esto lo hace similar a otras leyes laborales, como las que prohíben la discriminación en función del estado de protección. Employment-at-will otorga a los empleadores y empleados el derecho a terminar una relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo.

En circunstancias normales en muchos lugares de trabajo, un empleado que tomó hasta 12 semanas de descanso probablemente enfrentaría el despido. Sin embargo, al regresar de la licencia, los empleados cubiertos por FMLA que toman licencia por una razón que califica casi siempre deben ser reintegrados en su puesto anterior y en su grado de pago, y con los mismos beneficios y responsabilidades. Los empleados elegibles no pueden ser despedidos, degradados, hostigados ni penalizados de ninguna otra forma por solicitar o ausentarse bajo la FMLA.

¿Quién califica para la cobertura de la Ley de Ausencia Familiar y Médica?

La FMLA se aplica a los empleadores públicos y privados con al menos 50 empleados dentro de un radio de 75 millas de donde se encuentra el empleado. Esto exime tanto a las pequeñas empresas como a las sucursales pequeñas y aisladas administradas por empleadores más grandes. Algunas agencias gubernamentales y autoridades educativas locales también pueden estar exentas. De acuerdo con el Resumen Ejecutivo FMLA 2012 del Departamento de Trabajo, alrededor del 59% de todos los trabajadores de EE. UU. Son elegibles para un permiso no remunerado bajo la FMLA.

Para calificar para las protecciones de FMLA, los empleados deben cumplir con los siguientes criterios:

Aunque todos los empleados que cumplen estos criterios están cubiertos por la FMLA, hay una excepción limitada para los empleados clave, que se definen como empleados que cumplen todos los criterios anteriores y se les paga mejor que el 90% de sus compañeros dentro de un radio de 75 millas. La FMLA permite a los empleadores renunciar a la reincorporación de los empleados clave que regresan si la restitución causaría un daño "sustancial y grave" a las finanzas del empleador, por ejemplo, porque el empleado sería reintegrado a una alta tasa de pago y con costosos beneficios.

Sin embargo, un empleador no puede prohibirle a un empleado clave tomar licencia bajo la FMLA. Y si un empleador decide no reintegrar a un empleado que regresa, debe presentar un caso convincente de por qué reintegrar al empleado causaría un daño grave.

Estatutos Estatales Complementarios

Algunos estados tienen leyes de permisos sin sueldo que se aprovechan de la FMLA, fortaleciendo las protecciones para los empleados que necesitan ausentarse por razones familiares o médicas. Estas leyes cambian regularmente, por lo que es mejor consultar con las autoridades laborales de su estado para obtener información actualizada.

Aquí hay una muestra de las leyes estatales en vigor:

• Oregon: Todos los empleadores con 25 empleados o más están sujetos a la FMLA.
• Maine: los empleadores privados con 15 o más empleados y los empleadores municipales (departamentos del pueblo o del condado) con 25 empleados o más están sujetos a la ley.
• Estado de Washington: Todos los empleadores, independientemente de su tamaño, deben proporcionar un permiso parental (que cubre el parto, cuidado del recién nacido y cuidado de niños adoptivos o de crianza temporal) a los empleados que cumplen con todos los requisitos de la FMLA federal. Todos los otros tipos de licencia están sujetos a las reglas federales.
• Maryland: los empleadores privados con 15 o más empleados deben seguir todas las disposiciones de FMLA. Además, deben permitir a los empleados calificados al menos 7 días de baja para la donación de médula ósea y 30 días de baja para la donación de órganos, que no están cubiertos por la ley federal.

Licencia elegible bajo la FMLA

La FMLA permite a los empleados que califiquen tomar hasta 12 semanas en total de licencia no remunerada, no penalizada, dentro de un período de 12 meses para lo siguiente:

• Birthing y Newborn Care . Los padres están cubiertos por el tiempo libre relacionado con el parto, la vinculación, el cuidado del recién nacido y la atención de bebés hasta un año de edad.
• Adopción y cuidado de crianza . Los padres están cubiertos por la atención y el vínculo de un menor adoptado o adoptivo hasta un año después de la fecha de colocación.
• Atención inmediata para miembros de la familia . Esto cubre el cuidado de un niño, padre o cónyuge gravemente herido o enfermo. El Departamento de Trabajo estipula que, en este y en todos los casos, "cónyuge" describe a las parejas de hecho y del mismo sexo en los estados en los que se permiten tales uniones (además de las uniones de sexos opuestos en todas partes); "Padre" describe a un padre biológico, adoptivo, de crianza temporal o adoptivo, o cualquier adulto que sirvió legalmente en loco parentis (como tutor legal del empleado cuando el empleado era menor de edad); y "niño" describe a un niño biológico, adoptivo, adoptivo o adoptivo, o un niño con quien el empleado tiene una relación in loco parentis (incluso un niño adulto incapaz de cuidarse a sí mismo debido a una discapacidad).
• Enfermedad personal o lesión . Los empleados pueden tomarse un tiempo libre por una enfermedad o lesión que los incapacita para realizar tareas laborales esenciales.
• Exigencia Militar . Esto cubre a los empleados con familiares inmediatos (hijos, padres o cónyuge) en servicio militar activo. "Exigencia" describe una situación que puede surgir como resultado del servicio activo, como el servicio militar desplegado en un país extranjero con poca anticipación. Dado que el empleado podría no volver a ver al miembro del servicio durante muchos meses en esta situación, y debido a los peligros inherentes de algunos despliegues en el extranjero, la ausencia de FMLA les permitiría a los dos miembros pasar tiempo de calidad juntos antes de que el miembro del servicio fuera embarcado y abordaría cualquier presionando problemas logísticos que rodean la implementación.

La FMLA permite hasta 26 semanas en total de licencia no remunerada, no penalizada, dentro de un período de 12 meses para lo siguiente:

• Licencia de cuidador militar . Esto se aplica a los empleados con miembros del servicio en su familia inmediata, así como a los empleados designados como familiares por el miembro del servicio (por ejemplo, un sobrino sin hermanos vivos, hijos adultos o padres). Para que los empleados califiquen como cuidadores militares, sus familiares en servicio militar deben tener una enfermedad o lesión relacionada o exacerbada por el servicio militar.

Excepciones comunes

Aunque superficialmente similar a las situaciones calificativas, estas situaciones comunes no están cubiertas por la FMLA:

• Enfermedad menor . Las enfermedades menores o de corta duración, como el resfriado común y episodios de gripe que no requieren hospitalización, no están cubiertas, incluso si el empleado tiene que faltar al trabajo. Esto se aplica ya sea el empleado o un familiar inmediato que esté enfermo.
• Atención médica de rutina . Los controles físicos, el trabajo de laboratorio, los exámenes oculares y otros cuidados de rutina no están incluidos.
• Cuidado para familiares no inmediatos . Los empleados que cuidan a un abuelo, tío u otro familiar no inmediato no califican para el tiempo libre bajo la FMLA, sin importar qué tan cerca estén de la persona. La única excepción es si el individuo tiene o tuvo una relación in loco parentis con el empleado.
• Cuidado de mascotas El tiempo libre para el cuidado veterinario o la muerte de una mascota no está cubierto por la FMLA.

Algunas excepciones y restricciones de FMLA son bastante técnicas y detalladas. Si no está seguro de si su situación específica está cubierta, consulte con la División de Horas y Salarios (WHD) del Departamento de Trabajo, la agencia federal encargada de hacer cumplir la FMLA y otras leyes laborales.

Obligaciones del empleado

Los empleados que califican para licencia bajo la FMLA deben ser conscientes de ciertas obligaciones en el período previo y posterior a su tiempo libre:

• Proporcionando Aviso Adecuado . El empleado debe proporcionar la mayor anticipación posible de la próxima licencia. Para los procedimientos médicos planificados, como el parto y la cirugía que no es de emergencia, esto generalmente significa al menos 30 días. (Para el parto, una fecha de vencimiento real o arbitraria en algún momento antes de la fecha de vencimiento está bien.) Para eventos no planificados, como un accidente grave que afecte a un familiar inmediato o un diagnóstico médico que requiera cirugía urgente, los empleados deben notificar a los empleadores tan pronto como aprende sobre el problema El aviso se puede dar oralmente o por escrito. Si es posible, los empleados también deben estar disponibles para responder las preguntas de seguimiento del empleador, como la duración prevista de tiempo libre.
• Requisitos de certificación . A su discreción, los empleadores pueden exigir que los empleados calificados FMLA certifiquen el motivo de su ausencia, por ejemplo, proporcionando una carta escrita por un médico.
• Uso del tiempo libre pagado . Un empleador siempre puede obligar a un empleado a utilizar el tiempo libre remunerado antes de la ausencia FMLA, incluso si el motivo de la licencia está cubierto por FMLA. Por la misma razón, el empleado tiene el derecho de solicitar que todas las PTO disponibles sean colocadas para el tiempo libre calificado de FMLA, incluso si el empleador no lo solicita o intenta no permitirlo. Los empleados pueden querer hacer esto para asegurarse de que se les pague tanto como sea posible durante su tiempo libre.
• Notificación de Circunstancias Cambiadas . Se puede requerir que los empleados notifiquen tan pronto como sea posible después de que cambien las circunstancias que rodean el permiso con licencia FMLA. Por ejemplo, si el empleado o el miembro de la familia inmediata realiza una recuperación más rápida de lo esperado, o si las complicaciones retrasan la recuperación y requieren una licencia adicional. Sin embargo, este no es un requisito predeterminado: los empleados solo necesitan hacerlo si su empleador pregunta.

Obligaciones del empleador

La FMLA también impone algunas obligaciones a los empleadores. Los más notables incluyen los siguientes:

• Publicar un aviso de FMLA . Todos los empleadores, incluso aquellos que no tienen empleados calificados, deben publicar un aviso oficial del Departamento de Trabajo que describa los derechos FMLA de los empleados en un lugar altamente visible, como una sala de descanso o una sala de conferencias. Los empleadores con múltiples ubicaciones deben publicar al menos un aviso en cada ubicación. La multa por incumplimiento es de $ 110 por ubicación, por incidente.
• Proporcionar aviso por escrito en materiales de alquiler nuevo . Los empleadores deben proporcionar a todos los nuevos empleados una notificación por escrito de las protecciones FMLA. La forma más común de hacerlo es en un manual para empleados o en un paquete para nuevos empleados, pero los empleadores que normalmente no distribuyen dichos materiales pueden entregar una hoja con toda la información necesaria, o simplemente distribuir copias del aviso oficial del DOL directamente a nuevas contrataciones.
• Aviso de elegibilidad . Dentro de los cinco días hábiles de la solicitud de un empleado de licencia temporal bajo FMLA, un empleador debe proporcionar un aviso verbal o por escrito de la elegibilidad del empleado. Si el empleador determina que el empleado no califica para FMLA, el aviso debe incluir al menos una razón válida por la cual (por ejemplo, no trabajaron suficientes horas en los últimos 12 meses). A menos que la elegibilidad del empleado cambie, el empleador no tiene que distribuir un aviso por separado para cada solicitud de tiempo de espera dentro del mismo período de 12 meses, uno por año es suficiente.
• Aviso de derechos y responsabilidades por escrito a los empleados aprobados para el permiso . Junto con el aviso de elegibilidad, un empleador debe proporcionar un aviso que describa los derechos y las responsabilidades relacionadas con FMLA de los empleados a cada empleado aprobado para el tiempo libre bajo FMLA. El aviso debe incluir las obligaciones y restricciones del empleado descritas anteriormente, así como los derechos del empleado a la plena restitución al regresar. Para simplificar, el DOL recomienda usar el Formulario WH-381, que contiene una descripción completa de esta información.

Violaciones y aplicación de FMLA

Presentar un Reclamo FMLA

La División de Horas y Salarios investiga y aplica todos los reclamos relacionados con FMLA. Los estatutos estatales complementarios que brindan protecciones adicionales y relacionadas son aplicados por las agencias laborales estatales apropiadas.

Aunque WHD lleva a cabo investigaciones independientes de los empleadores que sospecha que violan las leyes laborales, incluida la FMLA, la mayoría de las infracciones de FMLA se descubren como resultado de las quejas presentadas ante WHD por o en nombre de un empleado perjudicado. Para presentar un reclamo, los empleados contactan a su oficina local de WHD en línea, por teléfono o en persona, y brindan la mayor cantidad de detalles posible sobre su identidad, empleador, trabajo y la presunta violación.

Todos los reclamos presentados con el WHD son confidenciales. La agencia no informa las identidades de los reclamantes a ningún otro departamento o agencia federal, incluidas las agencias de cumplimiento de inmigración. Además, la ley federal prohíbe que los empleadores tomen represalias de cualquier manera, como retener el pago o terminar el empleo, contra los empleados que presentan reclamos de WHD.

Violaciones comunes y trampas para los empleadores

Muchos gerentes y dueños de negocios son lo suficientemente inteligentes como para saber que es poco probable que se salgan con las flagrantes infracciones de FMLA, como despedir a un trabajador calificado mientras se encuentran en ausencia no remunerada. Sin embargo, los empleadores frecuentemente violan el acto de maneras más sutiles.

Las infracciones comunes de FMLA incluyen lo siguiente:

• Hacer que un empleado rinda cuentas sobre una futura evaluación de desempeño para el trabajo del proyecto no completada durante el período de licencia, lo que posiblemente resulte en la terminación
• Restablecer a un empleado en una posición menor
• Negar una solicitud de ausencia válida de un empleado calificado
• Terminar a los empleados sin causa antes del inicio del período de permiso, aunque esto generalmente solo se considera una violación si los empleados pueden demostrar que habrían conservado el trabajo en ausencia de una solicitud de FMLA.
• Clasificar erróneamente a un empleado como empleado clave para evitar su reincorporación (la FMLA permite a los empleadores renunciar a la reincorporación de empleados clave que regresan en determinadas circunstancias).

Los empleadores que no están íntimamente familiarizados con la ley (o que no tienen acceso a asesoría legal) tal vez ni siquiera sepan que están violando el acto, o pueden pensar erróneamente que no están obligados a ello. Una encuesta del Departamento de Trabajo encontró que el 16% de los empleadores cubiertos por FMLA no estaban seguros de si la ley les aplicaba o estaban convencidos de que no.

Remuneración del empleado y sanciones del empleador

Si una investigación WHD encuentra que un reclamo particular tiene mérito, el empleado afectado tiene derecho a lo siguiente, según la American Bar Association:

• Salarios y beneficios perdidos . Esta categoría incluye cualquier salario perdido, bonificaciones, beneficios y otras compensaciones más intereses directamente atribuibles a la violación FMLA, como las ganancias que los empleados habrían recibido hasta la fecha de inicio del período de ausencia si no hubieran sido rescindidos proactivamente.
• Compensación por los costos reales incurridos durante la licencia . Esto se aplica si los empleados no perdieron los salarios, beneficios u otra compensación como resultado de la violación, por ejemplo, si el empleador denegó su solicitud de permiso calificado pero no los despidió. Incluye todos los gastos relacionados con el motivo de la licencia, como el costo de la atención médica y los suministros, hasta un monto equivalente a 12 semanas de salario más intereses.
• Equitable Relief . Si la violación resultó en una acción laboral adversa, como el despido o la degradación, el empleado tiene derecho a la reincorporación completa a un puesto con igual o mayor responsabilidad.
• Honorarios de abogado . Las tarifas incurridas por el reclamante para acciones legales contra el empleador, tales como honorarios de abogados y honorarios de peritos, deben ser pagadas en su totalidad por el empleador. Esto no es necesario en todos los casos, ya que un empleador puede acordar liquidar y pagar reclamos sin ir a la corte.

Palabra final

Las leyes laborales y las protecciones de los trabajadores han recorrido un largo camino en un período relativamente corto de tiempo. Según el Departamento de Trabajo, los Estados Unidos no tenían un salario mínimo federal permanente hasta 1938. Y la discriminación basada en el género, la raza y otros estados protegidos no se abordó seriamente hasta los años sesenta y setenta. Leyes como la Ley de Derechos Civiles (1964) y la Ley de Igualdad de Oportunidades de Empleo (1972) consagraron alguna medida de protección para los trabajadores históricamente privados de sus derechos.

Sin embargo, los estatutos legales y las agencias que los aplican no son omniscientes o omnipotentes. Y aunque los empleados no deben suponer automáticamente que se los considera productos desechables, sí tienen la responsabilidad de comprender las leyes que los protegen y detectar posibles infracciones. De lo contrario, esas leyes son solo palabras en papel.

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