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13 formas de reducir los costos administrativos detectados en su negocio


Los costos de administrar una empresa a menudo están ocultos, pero pueden ser sustanciales. Reducir estos costos es tan efectivo como reducir los costos variables directos de mano de obra y materiales. A diferencia de los costos de fabricación, la mayoría de los costos administrativos son "fijos", ya que rara vez varían de un mes a otro, a pesar de que los ingresos suben o bajan.

Averiguar cómo reducir o eliminar los costos administrativos específicos es esencial para la rentabilidad y el éxito a largo plazo de su empresa. Recortar estos gastos disminuirá los ingresos necesarios para alcanzar el punto de equilibrio o generar ganancias, proporcionar una mayor flexibilidad en la estrategia de fijación de precios a largo plazo y mejorar el flujo de efectivo.

Cómo cortar los gastos administrativos

1. No compre - Alquiler
La decisión de poseer o alquilar una propiedad generalmente se basa en su escala de operaciones. La propiedad o los arrendamientos a largo plazo aumentan los costos fijos y la exposición financiera. Si bien los contratos de alquiler de mes a mes tienden a costar un poco más a corto plazo, la capacidad de finalizar el contrato y reubicarse en un espacio más adecuado ahorra dinero y responsabilidad a largo plazo. En un mercado fluctuante, una decisión más inteligente podría ser limitar su exposición financiera, ahorrando su efectivo para ese momento cuando se sienta más cómodo con las oportunidades de mercado y una inversión que cumpla con sus criterios.

2. Limite los gastos de viaje y entretenimiento
Las relaciones con los clientes siempre son importantes y nunca deben verse comprometidas. Sin embargo, el valor de las reuniones cara a cara no es una función de obsequios lujosos y cenas caras en restaurantes de lujo. Establezca una política de entretenimiento que se ajuste a la economía; Sus clientes y posibles clientes lo entenderán, ya que su empresa probablemente esté implementando políticas similares.

3. Telecommute
La tecnología reduce efectivamente la distancia, por lo que no es necesario exigir que personas administrativas o especialistas se encuentren físicamente juntas. Los empleados que trabajan desde el hogar o en instalaciones temporales de mes a mes reducen o eliminan el alto costo del espacio de oficinas, así como la demanda de servicios de soporte. En muchos casos, los empleados con la oportunidad de teletrabajar tendrán menos salario debido a la libertad y la falta de costos de traslado.

4. Oficina y patio del subarrendamiento
Si tiene exceso de espacio que no se usará durante un año o más, investigue el subarriendo. Como propietario, continuará controlando las instalaciones y las actividades realizadas en el espacio, y tendrá ingresos adicionales para compensar el gasto de sus propias instalaciones.

Antes de aceptar un subarrendamiento, debe estar seguro de que el espacio no será necesario durante el plazo del acuerdo. Incluya el lenguaje en el contrato para la terminación anticipada si es necesario. Su capacidad para volver a ocupar el espacio brinda la máxima flexibilidad, y puede reflejarse en el acuerdo ya sea reduciendo la renta del inquilino durante el término del acuerdo o pagando una multa si la terminación es necesaria.

5. refinanciar la deuda
Las tasas de interés son inusualmente bajas en este momento. Si tiene alguna deuda a largo plazo en equipos, maquinaria o bienes inmuebles, ahora es el momento de refinanciar con el objetivo de reducir los pagos tanto como sea posible en el corto plazo. En tiempos difíciles, el dinero en efectivo es el rey, por lo que debe tener la mayor cantidad posible al alcance de la mano para emergencias.

6. Eliminar suscripciones y membresías
Con el tiempo, muchas compañías agregan suscripciones y membresías debido a su industria y al pequeño gasto involucrado en una sola afiliación. Sin embargo, estos gastos pueden acumularse rápidamente y pasar desapercibidos, ya que a menudo aparecen en diferentes programas e informes de gastos.

Revise todas sus afiliaciones sociales, fraternales y comerciales para asegurarse de que sean necesarias y contribuya regularmente a la operación rentable de su empresa. Eliminar aquellos que no.

7. Reduzca los costos de viaje
Donde sea posible, elimine los viajes, reemplazando los viajes con llamadas telefónicas, correos electrónicos y videoconferencias. Si debe volar, planee con anticipación para evitar los altos costos de un viaje "repentino". Aumente el escrutinio de sus cuentas de gastos para enviar un mensaje claro a su personal de que los costos son importantes.

Cuando viaje, alójese en hoteles de negocios, en lugar de hoteles de lujo, ya que a menudo cuestan la mitad del costo de una instalación de cuatro estrellas. Y todos los que viajan deben ser miembros del grupo de afinidad patrocinado por ese hotel para obtener descuentos y noches gratis.

Además, centre su vehículo de alquiler en un solo proveedor con el que haya negociado una tasa de negociación: especifique los modelos estándar, excepto en las instancias aprobadas. Si se hospeda en una ciudad más grande, considere el uso de taxis en lugar de alquilar un automóvil. Descontinúe los servicios de limusina privada a menos que sean comparables a las tarifas de taxi.

8. Eliminar papel
La gestión del papel es lenta y costosa. Ordenar, archivar y encontrar archivos requiere tiempo y espacio de secretaría / oficina. Compre un escáner y digitalice todos los documentos importantes y guárdelos en archivos electrónicos bien organizados para ahorrar espacio y costos administrativos. Los libros y registros de su compañía son fundamentales para su operación continua, por lo que es importante mantener y asegurar copias de los archivos electrónicos dentro de su instalación y en una ubicación remota.

No hace falta decir que los archivos deben respaldarse todos los días, especialmente cualquier archivo relacionado con la identificación de sus clientes, registros financieros o información de contacto.

9. Comparta los gastos de comercialización
Identifique los productos o servicios que complementan su producto. Luego, comuníquese con la compañía que proporciona los productos y negocie un acuerdo mutuo de comercialización. Por ejemplo, un contratista de piscinas podría acordar una comercialización conjunta con un proveedor de muebles para exteriores, o varios restaurantes étnicos podrían promocionar una "Experiencia gastronómica internacional" con cada restaurante en una noche diferente. Esta estrategia amplía su esfuerzo de marketing sin incurrir en los gastos que normalmente se asociarían con la adición de nuevos vendedores o publicidad.

10. Mantener el equipo dentro de la casa
Si la reparación y el mantenimiento son un costo significativo en sus operaciones, considere contratar a un mecánico o especialista y traiga la reparación internamente. Tendrá equipos mejores y mantenidos regularmente que le permitirán evitar reemplazos costosos hasta más adelante.

11. Utilice millas aéreas para viajes, hoteles y autos
Si usted o sus empleados viajan regularmente, oriéntese a una sola aerolínea con un buen programa de recompensas de viaje para uso de la compañía. Inscríbase también en una de las mejores tarjetas de crédito para pequeñas empresas, y conforme se acumulen puntos o millas, use los premios para negocios de la compañía.

12. Monitorear herramientas y suministros
Los consumibles son un activo invisible que a menudo se pasa por alto. Dado que ningún artículo es costoso por sí mismo, los empleados a menudo los extravían, los dejan o los llevan a casa para uso personal.

Iniciar una política de consumibles: mantenga los suministros de oficina en un área segura, disponible solo a través de un empleado designado. Si tiene una planta donde se usan herramientas manuales u otros consumibles costosos, inicie una política similar. Asigne herramientas a las personas con el requisito de que sean personalmente responsables del costo de la herramienta si se pierde o falta.

13. Aproveche Internet
Todas las personas involucradas en la compra de materiales o suministros deben tener acceso a Internet y saber cómo buscar datos específicos en la información. Establezca un costo máximo por artículo con una política que requiera que cualquier persona que compre artículos que excedan ese valor utilice Internet para identificar proveedores potenciales y el costo más bajo.

Palabra final

La reducción de costos administrativos requiere la cooperación y la participación de sus empleados. Anime su participación e ideas cuando comience el ejercicio y manténgalos informados de los resultados.

Los consultores de negocios en general están de acuerdo en que la mayoría de las empresas pueden reducir los gastos administrativos hasta un 10% sin afectar su eficiencia. A medida que implemente las estrategias para reducir los costos comerciales, monitoree sus efectos para asegurarse de que las relaciones con los clientes no se vean negativamente afectadas, ni que los costos aumenten en las áreas no administrativas como resultado de los recortes. Cuando los cambios en las operaciones administrativas se hayan completado, transforme la fase de "reducción de costos" del ejercicio en una fase de "control de costos" para garantizar que las mejoras se integren en el negocio cotidiano de la empresa.

¿Qué otras formas puede sugerir para recortar los costos administrativos?


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