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6 Consejos de administración del tiempo en pequeñas empresas para aumentar la productividad


Si está en el proceso de comenzar su propio negocio, puede sentir que no hay suficiente tiempo en el día para hacer todo. Para complicar las cosas, para un propietario de una pequeña empresa, cada minuto que marca el reloj representa dólares, ya sean ganados o desperdiciados.

¿Eso suena extremo? Considere esto: en un estudio realizado por Microsoft, los investigadores encontraron que los trabajadores utilizaron solo alrededor del 60% de su tiempo de trabajo disponible. Eso significa que de una semana de trabajo de cinco días, solo fueron productivos tres de esos días. Ahora, aplica eso a tu propio negocio. Si el tiempo es dinero, ¿cómo te sentirías acerca de ganar dinero solo el 60% del tiempo que pasas en el trabajo?

Ahora tengo tu atención?

La realidad es que el tiempo es fácil de perder, y a menos que tengas una idea preestablecida de cómo lo gastarás, pasará antes incluso de que lo sepas. Pero no se preocupe, aquí hay seis consejos que todo propietario de una pequeña empresa puede utilizar para aprovechar al máximo su tiempo.

Consejos para la gestión del tiempo en pequeñas empresas

1. Ignora tu correo electrónico

Esto probablemente suena mucho más fácil de lo que es, ya que la mayoría de las personas tienden a revisar el suyo cada 5-10 minutos. Pero si suma todos los minutos que lleva comprobar continuamente su bandeja de entrada y luego responder, es fácil ver por qué es una pérdida de tiempo.

En lugar de ser un esclavo de su correo electrónico, hágalo sujeto a sus limitaciones de tiempo. Reserve dos períodos de tiempo durante el día para verificar y responder a todos sus mensajes. Esto requerirá una gran motivación y disciplina, pero le permitirá dedicar más tiempo y enfoque a otras tareas que, de lo contrario, podrían interrumpirse constantemente al consultar el correo electrónico.

Si te preocupa que la gente se ofenda por cuánto tiempo tardas en responder, configura una respuesta automática que permita saber a las personas que tardas entre 10 y 12 horas en responder, o incluso 24 horas si eso es aceptable para tu tipo de negocio. .

2. No realizar tareas múltiples

En el Boletín y Revisión Psiconómica, los expertos demostraron que solo alrededor del 2.5% de las personas puede realizar varias tareas de manera efectiva y aún así obtener buenos resultados en cada actividad. Además, el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres muestra que el coeficiente de inteligencia de una persona se reduce en 10 puntos cuando es estimulado excesivamente por correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas.

Por otro lado, los expertos en administración del tiempo estiman que centrarse en una cosa a la vez duplicará la productividad, el rendimiento laboral y el rendimiento. Y cuando dirige una pequeña empresa, eso puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Oblíguese a hacer una cosa a la vez configurando un reloj o un temporizador durante una cierta cantidad de tiempo, y luego concéntrese en esa tarea hasta que esté completa.

3. Establecer objetivos paso a paso

Una cosa es establecer un objetivo, y otra muy distinta establecer un objetivo detallado donde los pasos e incrementos necesarios para lograrlo se describen de antemano. Muchas personas establecen metas generales y luego nunca las cumplen. Por ejemplo, piense en los millones de resoluciones de Año Nuevo que se establecen cada año. El problema con este tipo de objetivos es que, si bien son buenas ideas, la gente simplemente no sabe cómo implementarlas.

Para hacer el mejor uso de su tiempo en su negocio, su día debe estar compuesto por una serie de objetivos que tienen hitos específicos. Por ejemplo, si su objetivo es conseguir cinco clientes nuevos, debe pensar detenidamente y anotar todos los pasos que deberá seguir para lograrlo. Al dividir las metas más grandes en pasos más pequeños, podrá lograr sus objetivos de manera más efectiva, ya que sabe exactamente qué pasos se deben seguir en el camino. Además, ¿a quién no le gusta un poco de refuerzo positivo? Saber que has completado ciertos pasos para conquistar tu objetivo puede ser muy motivador.

Debe establecer objetivos antes del almuerzo y después del almuerzo, y asegúrese de que los más importantes estén programados antes del almuerzo. Si sabe que no puede irse a comer hasta que se cumplan sus objetivos, será más probable que se concentre en realizar las tareas y no se deje desviar.

4. Organiza tu tiempo y espacio

Es difícil trabajar de manera organizada cuando todo a tu alrededor está en caos. Un estudio realizado por Esselte muestra que el 43% de los estadounidenses se consideran desorganizados, y que la falta de organización hace que se queden hasta tarde en la oficina al menos dos noches por semana. No tiene por qué ser así.

Los expertos de la organización acuerdan que el primer paso para aumentar la productividad es despejar y luego organizar su espacio. Elimine todo lo que no es necesario, luego cree un sistema para las cosas que son. Por ejemplo, use una carpeta de archivos codificada por colores para los artículos que son urgentes, que se realizará ese día, y otra para cosas que pueden esperar hasta mañana. O si eres un experto en tecnología, utiliza tu escáner y crea archivos en tu PC o Blackberry con el mismo tipo de sistema.

Será necesario organizar no solo su espacio, sino también su tiempo. Muchas personas usan un sistema de incremento de tiempo, donde se permiten una cierta cantidad de tiempo para hacer las cosas en su lista de cosas por hacer. Con excelentes herramientas gratuitas en línea, como e.ggtimer, un gadget que funciona igual que un temporizador de huevo, puede establecer la hora y luego recibir una alerta cuando esté activo. No hay nada como correr contra el reloj para cumplir un objetivo para aquellos de nosotros los tipos más competitivos.

5. Ponlo por escrito

Hay algo acerca de comprometerse con un plan por escrito que de alguna manera lo solidifica en su mente. Al escribir su plan de acción para el día, incluidos sus objetivos y los detalles de ellos, contará con un plan que lo llevará de manera eficiente a lo largo del día. Por supuesto, todavía te enfrentarás a distracciones, pero si tienes una comprensión clara de lo que necesitas lograr durante el día, es más probable que vuelvas directamente a la tarea que tienes entre manos, en lugar de derivar sin rumbo de una sola. tarea a la siguiente.

Algunos expertos creen que deberías crear esta lista la noche anterior. De esta forma, podrá comenzar el día siguiente completamente preparado, en lugar de perder el tiempo decidiendo cómo abordar las tareas y averiguar qué debe hacer.

6. Convierta su automóvil en una oficina

Si ha visto la película, Lincoln Lawyer, apreciará este próximo consejo más extremo. ¿Alguna vez te has sentido deseoso de hacer algún trabajo mientras conduces entre citas o pasas el rato en tu auto esperando que comience una reunión? En lugar de perder este precioso tiempo, conecte un fax y una fotocopiadora a su automóvil y use el tiempo para hacer las cosas que sean necesarias, pero a menudo es muy inconveniente cuando está de viaje. Verifique el fax, la impresora y el escáner GSM portátiles de Possio Greta, y nunca permita que su tiempo de conducción se pierda nuevamente. También puede invertir en un teléfono inteligente o una computadora portátil con una tarjeta de Internet móvil para que esté conectado en todo momento.

Palabra final

El viejo adagio "el tiempo es dinero" se basa en una verdad que probablemente nunca cambiará. Y si está haciendo negocios por su cuenta, la forma más fácil de aumentar sus ingresos es prestar atención a cómo está gastando su tiempo, y luego hacer ajustes para ayudarlo a gastarlo mejor.

Si tiene otras sugerencias para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo, publíquelas a continuación.


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