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Cómo crear y organizar un seminario web: ventajas para el marketing y el servicio de atención al cliente


A medida que Internet se vuelve cada vez más omnipresente en el lugar de trabajo, los seminarios web, o lo que algunos llaman "seminarios en línea", se han vuelto cada vez más populares. Los educadores y los especialistas en marketing han adoptado los webinars como foro para difundir su mensaje; los patrocinadores consideran atractiva su efectividad y larga vida útil; y los asistentes están aprendiendo a aprovechar su bajo costo y conveniencia.

Si no ha introducido seminarios web en sus esfuerzos de marketing, servicio al cliente o capacitación de empleados, ya sea que esté ejecutando una empresa de Fortune 500 o una operación de una sola persona, es posible que se esté perdiendo una gran oportunidad.

Comprender los webinars

En pocas palabras, un seminario web es un seminario interactivo de audio y video de multidifusión en la web que ofrece la oportunidad de dar, recibir y analizar información. Según una encuesta ON24, el seminario web promedio en 2013 atrajo a 433 personas inscritas. Casi la mitad de los patrocinadores que participaron (49%) en una encuesta de 2013 de MarketingSherpa clasificaron webinars y webcasts como la herramienta de marketing más efectiva que utilizaron, muy por encima de las aplicaciones móviles (35%), blogs (27%), comunicados de prensa (21% ) y marketing en redes sociales (18%).

Los webinars aparecieron por primera vez alrededor de 1994 y se han vuelto cada vez más populares a medida que los costos de producción han disminuido y la tecnología para la comunicación con audiencias amplias ha mejorado. Más del 80% de los webinars en el estudio ON24 tuvieron más de 200 asistentes, mientras que el 15.2% tuvieron más de 1, 000 asistentes.

Es importante comprender la distinción entre seminarios web y otros foros basados ​​en Internet, como reuniones en línea y podcasts:

  • Reuniones en línea . También se llama reuniones web, videoconferencia, teleconferencia y conferencia virtual. En las reuniones en línea, un rango de 2 a 30 participantes participan simultáneamente en la discusión, que puede ser una reunión de la junta corporativa o una discusión del equipo del proyecto. Las empresas suelen utilizar reuniones en línea para la lluvia de ideas, donde los participantes familiarizados con un tema pueden proporcionar aportes y debates sobre el tema en cuestión.
  • Podcasts A veces llamados webcasts, estos generalmente se transmiten sin interactividad. La palabra "podcast" es una combinación de "transmisión" y el entonces revolucionario "iPod" de Apple, que podría reproducir archivos digitales de audio y video. La disponibilidad de cámaras de alta calidad y bajo costo, así como de software de grabación de audio y video, permite a las empresas de todos los tamaños publicitar sus productos y servicios de manera rentable a través de esta plataforma.

Beneficios de un seminario web para el patrocinador y los participantes

Los seminarios web permiten a los patrocinadores comunicar un mensaje a cientos de participantes en tiempo real. Como consecuencia, son igualmente populares entre educadores y estudiantes, profesionales del marketing y clientes potenciales, y entrenadores y empleados comerciales.

Sus ventajas incluyen lo siguiente:

  • Fungibilidad . Muchos anfitriones ofrecen webinars gratuitos a los participantes en sus esfuerzos por crear listas de posibles clientes o como un complemento al servicio al cliente. Sin embargo, algunos cobran una tarifa por la participación. Los webinarios basados ​​en tarifas suelen oscilar entre $ 20 y $ 150, con longitudes de entre 60 y 90 minutos. El factor crucial en la decisión de pagar es el valor percibido del webinar a los ojos del comprador. Según el blog InstantPresenter, la decisión de comprar un seminario depende de la reputación del hablante, el tema y si la información presentada puede ayudar al espectador a ganar más dinero.
  • Acceso Geográfico . Los patrocinadores y los participantes se pueden ubicar en cualquier lugar en el que haya Internet disponible (hogar, trabajo, lugares nacionales e internacionales) a todas horas del día y de la noche. No se requiere viajar, lo que hace que los costos de transporte, instalaciones, comidas y entretenimiento para las partes participantes no sean un problema.
  • Flexibilidad Los seminarios web se utilizan para presentaciones, conferencias y talleres. Múltiples formatos y características están disponibles, como preguntas y respuestas, entrevistas, paneles y seminarios web al estilo de presentación, de una amplia variedad de proveedores de servicios en línea, asegurando que el mensaje del patrocinador se entregue de manera efectiva y eficiente.
  • Seguridad . Los miembros de la audiencia registrados pueden llamar a la computadora host a través de un enlace personalizado. Los miembros de la audiencia pueden necesitar ingresar una ID de reunión o una contraseña previamente aprobada.
  • Escalabilidad Los seminarios web son apropiados para audiencias pequeñas y grandes.
  • Tecnología probada . Una variedad de proveedores proporcionan los medios para organizar seminarios web en línea sin grandes descargas. Los programas son fáciles de usar, a menudo intuitivos, para que los patrocinadores puedan concentrarse en el mensaje, en lugar del medio.
  • Longevidad Los patrocinadores a menudo graban sus seminarios web y los ponen a disposición para futuras descargas. Una búsqueda reciente en YouTube devolvió más de 350, 000 enlaces a webinars, con temas que van desde "Cómo hacer dinero Opciones de comercio" hasta "Recomendaciones de ejercicio para cuidado a largo plazo (Prevención de caídas)". Erin Kell de Trew Marketing dice que "el Lo mejor de los webinars es que no son un esfuerzo de marketing una vez hecho. Su seminario web grabado se puede ver a pedido durante meses o años por venir, y puede seguir generando clientes potenciales ".

Características técnicas de un seminario web

En un artículo de About.com, se cita a Shelby Britton, que dirige programas de webinar para Adobe Systems: "Las herramientas de seminarios web le brindan una funcionalidad potente para la interactividad. Si no cuenta con la interacción o algún tipo de intercambio colaborativo, también puede producir un video para impulsar el contenido ".

La mayoría de los proveedores de servicios webinar (como WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect y AnyMeeting) ofrecen capacidades para hacer lo siguiente:

  • Mostrar diapositivas . Puede mostrar una presentación de presentación de diapositivas utilizando MS PowerPoint o Keynote de Apple, tal como lo haría en un aula, sala de reuniones o aula.
  • Stream Video . Muestre videos únicos o múltiples, ya sea almacenados en su computadora o en otro lugar: YouTube, por ejemplo.
  • Habla con tu público . Los webinars usan VoIP para hacer posible la comunicación de audio en tiempo real. Algunos proveedores de servicios ofrecen una función de llamada que incluye una opción gratuita. Se puede ofrecer un servicio de traducción para inglés, alemán, español, francés, italiano y chino por un cargo adicional.
  • Registre todo . Los webinars a menudo ofrecen una opción para que los hosts graben toda su presentación, incluidos todos los elementos visuales y de audio, lo cual es muy importante para su uso futuro.
  • Editar contenido en tiempo real . Los hosts a menudo pueden usar un mouse de computadora para crear anotaciones, resaltar elementos o hacer marcas en la pantalla.
  • Chat . El anfitrión puede abrir un cuadro de chat para chatear por texto con la audiencia, lo que es especialmente útil para los miembros de la audiencia que desean hacer preguntas. Muchos proveedores de servicios ofrecen la posibilidad de cambiar entre chats públicos y privados (lo que permite eliminar los chats ofensivos). Sin embargo, antes de usar una función de chat, asegúrese de comprender las mejores prácticas. Por ejemplo, los expertos sugieren que los asistentes ingresen sus nombres cuando usan la capacidad de preguntas y respuestas para que los presentadores puedan personalizar las respuestas.
  • Conducir Encuestas y Encuestas . Algunos proveedores de seminarios web ofrecen la posibilidad de crear encuestas, cuestionarios y encuestas para los miembros de la audiencia.
  • Cobrar honorarios Si tiene la intención de cobrar por ver sus seminarios web, un sistema de pago integrado es fundamental. Muchos patrocinadores de seminarios web usan un servicio como PayPal para facilitar los pagos. Esta capacidad es especialmente importante si planea producir una serie de seminarios web para tarifas.

Algunos proveedores de servicios webinar también ofrecen los siguientes beneficios:

  • Marca personalizada Use su propio logotipo y combinación de colores para materiales especiales de invitación y registro.
  • Seguimiento de correos electrónicos después del evento . Contactar a los asistentes de forma rápida y regular después del seminario web refuerza su mensaje y crea afinidad para su marca. Sin embargo, asegúrese de proporcionar algo de valor, como información adicional o invitaciones a otros seminarios web, con cada contacto.
  • Integración con las redes sociales . La posibilidad de publicar en redes sociales como Facebook, Twitter o LinkedIn a través del software del proveedor de servicios hace que el mantenimiento de registros sea más fácil y más eficiente.
  • Aplicaciones aptas para dispositivos móviles . Permitir que los espectadores participen por teléfono, tableta o computadora es crítico en el entorno actual. No use un proveedor de servicios que no tenga esta capacidad.

Si bien el éxito de su seminario web depende directamente del tema y del presentador, también es fundamental saber cómo y cuándo utilizar las diversas herramientas de conferencia. Una vez que haya decidido continuar con un seminario web, solicite ayuda de capacitación a su proveedor de servicio preferido. Muchos están felices de proporcionar ayuda sin cargo, sabiendo que un webinar exitoso probablemente genere negocios futuros para ellos, no tenga miedo de solicitar una versión de prueba gratuita para su primer seminario web.

Organizar y organizar un seminario web

No todos los temas son adecuados para un seminario web. Muchos se presentan mejor a través de videos o artículos donde la interactividad no es esencial, mientras que otros son demasiado largos o complejos para cubrir en una o dos horas.

Si determina que su tema es adecuado para un seminario web, siga los siguientes pasos para crear uno exitoso.

1. Establezca su presupuesto

Su presupuesto debe basarse en los resultados esperados. Ken Molay, un consultor de seminarios web, sugiere que cualquiera puede obtener software de conferencias web capaz y relativamente económico, aprender a usarlo, administrar todo internamente e invitar a personas que ya están en una lista de prospectos por $ 500.

Para un mayor valor de producción y promoción del webinar, Molay sugiere que un "buen presupuesto de rango medio es de entre $ 4, 000 y $ 6, 000". Pero el propietario o empresario de una pequeña empresa puede promocionar, producir y organizar seminarios web con un presupuesto mucho más reducido, especialmente donde los asistentes no requieren una promoción extravagante, costosa o presentaciones exóticas.

Por ejemplo, un proveedor de servicios de webinar como GoToMeeting o WebEx ofrece a los propietarios de pequeñas empresas y a los empresarios capacidad de seminario web para tarifas anuales entre $ 600 y $ 850, pagados en incrementos mensuales. El cargo incluye un número ilimitado de seminarios web, cada uno para hasta 100 participantes. Las características técnicas incluyen conferencias cara a cara, uso compartido de pantallas y grabación de seminarios web.

2. Conoce a tu audiencia

¿Quiénes son tus objetivos? ¿Clientes existentes, prospectos o ambos? ¿Qué problemas están experimentando? ¿Qué beneficios pretendes ofrecer, y por qué deberían invertir su tiempo y dinero para escuchar lo que tienes que decir?

Su mensaje debe estar dirigido a los deseos, necesidades, preocupaciones y miedos de un grupo específico si va a tener un impacto significativo. Cree una imagen compuesta del miembro promedio de la audiencia en su mente: edad, sexo, educación, ingresos, ocupación, y mida los posibles objetivos y preocupaciones del material compuesto según se relacionan con su tema y experiencia.

3. Elija un tema y título que entusiasmen a su audiencia

Elija un título para su tema que pueda atraer e involucrar a posibles asistentes. Por ejemplo, si está promoviendo un nuevo plan de dieta, su audiencia puede tener sobrepeso o haber intentado hacer dieta en el pasado. Sin embargo, su título no puede ser solo una descripción de su tema, debe transmitir un beneficio para los asistentes a su seminario web. "Por qué fallan las dietas: El secreto para la pérdida de peso constante" es más probable que genere interés que "Un nuevo plan garantizado de pérdida de peso". Recuerde que se incluye un título en sus materiales promocionales, así que trate de crear algo de emoción en sus mentes. audiencia prospectiva.

Los temas generales pueden ser demasiado difíciles de cubrir por completo en el tiempo limitado de un solo seminario web. En esos casos, divida su mensaje en secciones que pueden funcionar de forma independiente o como parte de una serie. Los segmentos cortos también se pueden usar en programas que fomentan el plomo, explosiones de correo electrónico y tráilers para otro contenido. Algunos expertos en seminarios web sugieren que el primer webinar de una serie sea un "avance" como incentivo para ver segmentos futuros.

4. Utilice un Headliner creíble para un altavoz

A menos que sea un experto reconocido en su campo, considere solicitar la ayuda de terceros para entregar su mensaje, y recuerde que los "nombres" atraen audiencias. Un webinario se puede presentar en varios formatos diferentes, incluidos presentadores individuales, un moderador con múltiples oradores, entrevistadores y expertos en la materia, y paneles de discusión. Escoja un formato que le permita entregar su mensaje de manera apropiada con el "poder de estrella" que su presupuesto le permita.

5. Programe una fecha de presentación muy por adelantado

Crear y probar su presentación lleva tiempo, al igual que desarrollar y entregar materiales promocionales a los miembros potenciales de su audiencia. Para estar seguro, programe su primer seminario web con al menos dos meses de anticipación. Asegúrese de considerar cómo las diferentes zonas horarias pueden afectar la asistencia. De acuerdo con la Encuesta ON24, los mejores días y horarios para organizar un seminario web son los martes y miércoles a las 10 a. M. Y las 11:00 a.m., hora estándar central, si espera tener una audiencia en ambas costas.

6. Elija el formato y las características del proveedor de webinar

Si bien es probable que un determinado hablante sea reconocido como autoridad en un tema, la interactividad puede ser limitada si los participantes se sienten intimidados y reacios a hacer y responder preguntas. Varios oradores son más interesantes, pero pueden aumentar la complejidad de la participación del público.

Es importante seleccionar un formato de seminario web y las funciones que planea usar para minimizar la confusión y garantizar una entrega fluida. Asegúrese de "marcar" su seminario en línea con su empresa o logotipo personal, y publique cualquier material promocional en su propio sitio web. Evite exigir a los participantes que descarguen complementos para ver el seminario web, y haga que el proceso sea lo más fácil posible para ellos. Asegúrese siempre de que sus seminarios web estén disponibles para su visualización en dispositivos móviles.

Muchos patrocinadores de seminarios web experimentados utilizan un "lobby" con características interactivas. Los asistentes que llegan temprano pueden escuchar música, ver diapositivas rotativas con información sobre el evento o anuncios, y participar en un chat abierto con los patrocinadores y otros asistentes. Aliente la participación de los asistentes presentando preguntas sencillas y genéricas, como "¿Cómo es el clima en el lugar donde se encuentra?" O "¿De dónde nos va a unir?" Cuando los asistentes se registran.

7. Planifique su presentación para un compromiso máximo con los participantes

Desarrolle una agenda para su presentación que incluya plazos para oradores y sujetos con demostraciones y preguntas y respuestas. Incluya esta agenda en sus materiales de marketing para que los asistentes potenciales puedan determinar fácilmente si el contenido es relevante para ellos.

Cuando se utilizan varios presentadores, asegúrese de que cumplan con el formato de las imágenes y pídales que entreguen los materiales que planean usar al menos un mes antes del seminario web. Reforzar los límites de tiempo para la sección de cada orador y realizar un ensayo completo una semana antes de la presentación para confirmar que cada presentador esté familiarizado con las herramientas del webinar que está utilizando para presentar.

Cuando trabaje con diapositivas, use texto mínimo con gráficos fuertes: ver una serie de diapositivas aburridas una tras otra es tan aburrido como escuchar un altavoz aburrido de forma intermitente. Siempre muestre una diapositiva introductoria en su sitio antes de que el seminario web comience a recordarle a su audiencia cómo iniciar sesión en el audio y a qué hora comienza el webinar. Si emplea varios oradores, incluya una diapositiva para cada uno con nombre, título y empleador, junto con una imagen. Evite exposiciones prolongadas a la misma diapositiva o una conferencia prolongada con poca o nula interactividad.

En un artículo de About.com, Cindy Clay, CEO de Netspeed Learning Solutions, recomienda que los presentadores cambien la atención de la audiencia cada tres minutos con un cambio de diseño y actividad, por ejemplo, que toquen sus pantallas o hagan clic con el mouse. "Te saca de una presentación de cabeza hablante". Clay también considera el chat "la herramienta más rica para mantener la atención de la gente".

8. Desarrollar un plan de invitación y marketing

A menos que sea un orador establecido y tenga un seguimiento rápido, debe divulgar su seminario web a través de múltiples canales (correos electrónicos, blogs, anuncios en sitios web, redes sociales) durante al menos dos semanas antes del evento. Las estadísticas en la encuesta ON24 indican que aproximadamente un tercio de los registros ocurren antes de la semana del webinar, un tercio durante la semana del webinar y el último tercero el día anterior y el día del webinar. Sin embargo, reconozca que solo cerca de la mitad (42% a 60%) de las personas que se registran para un seminario web realmente lo asisten. Una de las ventajas de los webinars pagados es que la mayoría de los registrantes asisten a la presentación, aunque la asistencia total suele ser más alta para los webinars gratuitos. Sin embargo, si tiene 10 o 500 asistentes, debe comprometerse a exceder las expectativas de cualquier asistente.

9. Invita y mantén a tu audiencia

El primer paso es diseñar una invitación que se destaque en las mentes de los asistentes, superando el desorden electrónico que afecta a todos los usuarios de Internet. Su título o encabezado debe atraer la atención y alentar la lectura del mensaje completo. Según Salesforce, un tercio de los destinatarios de correo electrónico abren su correo electrónico solo en línea de asunto, y la mayoría de los espectadores solo leen el asunto y las primeras dos o tres líneas de texto, así que entregue su beneficio rápidamente y solicite el registro anticipado.

Según Marketing Land, los expertos recomiendan una pregunta que haga referencia directamente a las necesidades del receptor y, en otro artículo, sugiera que no debe tener más de 6 a 10 palabras. Las estadísticas sugieren que dos tercios de los correos electrónicos se abren en teléfonos móviles, en lugar de en dispositivos de escritorio, así que diseñe su mensaje para que se ajuste a ese canal.

Use las redes sociales para cortejar agresivamente a los asistentes potenciales, recopilar direcciones de correo electrónico y dar seguimiento a las invitaciones por correo electrónico al seminario web. Dado que el día anterior y el día del seminario representan un tercio de los asistentes, envíe un correo electrónico a todos los contactos en esos días con una última oportunidad de registrarse. Sin embargo, no olvides a tus primeros registrantes. Póngase en contacto con ellos al menos una vez por semana entre su registro y la presentación del seminario web para recordarles el próximo seminario web y para reforzar los beneficios que reciben asistiendo.

Dependiendo de su presupuesto de mercadotecnia, considere la compra de anuncios masivos como anuncios de búsqueda y pancartas, patrocinios de boletines informativos y comunicados de prensa profesionales. Algunos patrocinadores de seminarios web alquilan listas para las explosiones de correos electrónicos, una propuesta costosa que rara vez es apropiada para un patrocinador de webinar por primera vez. Así como la experiencia seguramente mejorará la calidad de sus seminarios web, también puede ayudarlo a determinar los lugares más efectivos para gastar su dinero en marketing.

10. Realice el seminario web

Comience su webinar a tiempo y manténgase dentro de la agenda. Aliente a sus presentadores a mantenerse al tanto de los comentarios del chat o las preguntas y respuestas y responda algunas de las preguntas en línea durante las presentaciones. Asegúrese de conocer los límites de tiempo y responda las preguntas relativas extemporáneamente para que parezcan parte del flujo. Use los nombres de los asistentes cuando sea posible, incluso si es solo un comentario que concuerda con sus pensamientos.

Si es posible, haga que una segunda persona con experiencia modere el chat y las preguntas y respuestas, en lugar del presentador. El moderador puede pasar preguntas relevantes o comentarios al presentador sin una pausa en la acción. El moderador de chat también puede monitorear publicaciones inapropiadas o fuera del tema si usa una función de chat público. Recuerde, cuanto más comprometidos estén los asistentes, mayor será la probabilidad de que el seminario sea un éxito.

11. Grabar seminario web

Los webinars exitosos son regalos que siguen dando. La encuesta ON24 indicó que el 25% de los inscriptos para un seminario ven el webinar archivado, en lugar de asistir al evento en vivo.

Proporcione transmisiones web de seminarios web anteriores en su sitio o a través de proveedores como YouTube. Cree sus propios canales de seminarios web enumerando todos sus eventos "a pedido" (pasados ​​los seminarios web) e incrústelos en su sitio web, en cualquier sitio asociado y en las redes sociales. Puede utilizar la grabación en una variedad de esfuerzos de marketing, incluidos correos electrónicos y ofertas de bonificación para otros servicios.

De acuerdo con Matthew Sweezey de ClickZ, un sitio web de noticias de marketing, el 16% de los consumidores business-to-business (B2B) prefieren ver un webinario en vivo, en lugar de revisar una grabación después del hecho. Si su propósito es generar oportunidades de ventas, Sweezey sugiere utilizar muchas llamadas a la acción (CTA) para registrar nombres y direcciones de correo electrónico directamente en el contenido del seminario web.

12. Seguimiento con los asistentes

Resista la tendencia a relajarse cuando termine el seminario web, ya que es el momento en que los participantes están más entusiasmados con su mensaje. Haga un seguimiento con correos electrónicos personalizados a cada asistente expresando aprecio y solicitando comentarios sobre la experiencia. Proporcione un enlace al seminario web grabado, así como a cualquier material relacionado que pueda ser beneficioso para los asistentes. Se proporcionan muchos seminarios web para generar oportunidades de venta o mejorar el servicio al cliente, así que recuerde que el webinar es el comienzo, no el final del proceso.

13. Analizar resultados

Muchos proveedores de servicios ofrecen un "medidor de compromiso" para recopilar comentarios en tiempo real sobre la participación general de la audiencia. Otras fuentes de comentarios incluyen los resultados de encuestas, encuestas, preguntas y respuestas, chats, el tipo y la cantidad de descargas y los comentarios en las redes sociales. Prepárese para algunos comentarios críticos, pero considérelos oportunidades para mejorar su próximo seminario web.

Palabra final

A medida que la tecnología de Internet mejora y los precios caen, es probable que los seminarios en línea se vuelvan más populares. Las pequeñas empresas y los empresarios consideran cada vez más la producción de seminarios web como una oportunidad comercial con pocos obstáculos para la entrada y un importante potencial de rentabilidad. Los consejos sobre la creación y promoción de webinars están disponibles: Amazon.com publicó recientemente más de 1.600 resultados para libros en seminarios web. Si todavía no ha saltado en el grupo de patrocinio webinar, es hora de mojarse los dedos de los pies.

¿Ha patrocinado, presentado o asistido a un seminario web?


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