IRS Schedule C Deducciones y gastos tributarios para propietarios de pequeñas empresas

Dirigir una pequeña empresa exige mucho tiempo, energía, creatividad y talento. Saber dónde se encuentra financieramente es un componente crítico. Si usted es un profesional independiente, un contratista independiente o tiene un negocio secundario, es probable que tenga una buena idea de cómo se ve el flujo de ingresos de su negocio.

Sin embargo, donde el dinero va suele ser un poco más nebuloso. Y cómo esos gastos comerciales encajan en su imagen tributaria puede ser aún más misterioso. Hacer un seguimiento adecuado de los gastos de su negocio es muy importante para los impuestos, especialmente si desea aprovechar al máximo sus declaraciones de impuestos.

Eche un vistazo a la siguiente guía de las deducciones del Anexo C, y es posible que se esté perdiendo algunas deducciones impositivas clave para autónomos autónomos y propietarios de pequeñas empresas.

Las listas de correo electrónico adquiridas para las ventas a través del marketing por correo directo
Gastos de fabricación de artículos promocionales, como bolígrafos, calculadoras, calendarios y blocs de notas
Costos de impresión para pancartas y tarjetas de visita
Costos de publicidad en línea o sitio web

Vehículos y maquinaria

El uso de varios vehículos y maquinaria a menudo se requiere para operar un negocio. Asegúrese de vigilar cuánto gasta en estas áreas durante todo el año para poder hacer deducciones más adelante:

Coches y Camiones . La línea 9 puede usarse para deducir los gastos reales de funcionamiento de su automóvil o camión (como gasolina y aceite, reparaciones, licencia, registro, seguro y neumáticos) o la tarifa estándar por millaje, que para el año fiscal 2017 es de 53 centavos por milla. Para un vehículo dado, puede reclamar los gastos reales o la tarifa de millaje estándar si tomó la tasa de millaje estándar el primer año en que el automóvil se puso en servicio. Tenga en cuenta que, si el vehículo es para uso personal y comercial, solo puede deducir las millas que se utilizaron con fines comerciales. Debe mantener un registro de kilometraje escrito para documentar las millas de negocios impulsadas para el año. No puede usar la tarifa de millaje estándar si usa su automóvil de alquiler (por ejemplo, para un servicio de viaje compartido); solo puede asumir los gastos reales. Lo mismo aplica si estás usando cinco o más autos a la vez. Ya sea que tome los gastos reales o la deducción de millas, aún puede deducir las tarifas de estacionamiento y los peajes.
Alquiler o arrendamiento de vehículos, maquinaria y equipo . Si alquiló algún equipo o vehículo, puede deducir el costo en la línea 20. Si alquiló un automóvil por 30 días o más para fines comerciales, consulte la sección sobre el alquiler de un automóvil en la Publicación 463 para obtener orientación. Esta es también un área en la que puede querer involucrar a un contable.

Salarios, Comisiones y Tarifas

Si dirige una pequeña empresa, es posible que deba contratar personas para diversas tareas. Algunos de estos pueden ser empleados regulares a tiempo completo; otros pueden ser trabajadores por contrato o consultores. Lo bueno es que puedes reclamar el dinero que gastas pagando a estas personas:

Salarios . Puede deducir todo el dinero que pagó a los empleados utilizando los sueldos al usar la línea 26. Sin embargo, no puede deducir el dinero que se pagó a usted ni el dinero deducido en ningún otro lugar de su declaración. También debe restar los montos que recibió como crédito del Crédito por oportunidad de trabajo, Zona de empoderamiento y Renovación del Crédito de empleo comunitario, Crédito por empleo para la India o Crédito por los costos de inicio del Plan de pensión para pequeños empleadores. Asegúrese de que cualquier persona cuyos salarios estén incluidos en esta línea también reciba un W-2 de usted.
Contratistas independientes . Los pagos a contratistas, profesionales independientes u otras personas de pequeñas empresas pueden ir a la línea 11. Usted debe enviar el Formulario 1099-MISC a quienes paga $ 600 o más. Las copias del 1099-MISC y del Formulario 1096 (Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de EE. UU.) Deben enviarse al IRS.
Servicios legales, contables o profesionales . Si utilizó los servicios de un abogado, contador, preparador de impuestos, médico, diseñador gráfico u otro profesional, sus honorarios pueden deducirse en la línea 17. Esto se refiere a las empresas que prestaron un servicio (como el diseño de un nuevo logotipo), como así como las compañías que fabrican un producto físico (como tarjetas de presentación o carteles con el nuevo logotipo). Si tiene un contador, las tarifas que le cobran por la preparación de impuestos se pueden dividir: las de preparación de su Anexo C se pueden deducir aquí, y el costo de preparar el resto de su declaración personal se puede deducir como una deducción miscelánea en el Anexo A, sujeto al 2% del piso AGI.
Comisiones y tarifas La línea 10 es una especie de categoría atrasada por el dinero que pagó a otras empresas o individuos por los servicios. Un ejemplo podría ser las comisiones que pagó a los vendedores.

Depreciación y Deducción de gastos de la Sección 179

La línea 13 es el lugar para ingresar la depreciación. "Depreciación" se refiere a deducir el costo de una gran compra en porciones a lo largo de su vida útil, en lugar de deducirlo en un solo pago en un solo año. Debe comenzar a depreciar el costo del artículo, ya sea en el año en que lo compró o en el año en que comenzó a usarlo.

La Notificación del IRS 2015-82 aumentó la cantidad de caja fuerte para el gasto, en lugar de depreciar, la propiedad tangible de $ 500 a $ 2, 500. Puede continuar depreciando los elementos a lo largo de su vida útil, si lo desea, pero puede incurrir en gastos de hasta $ 2, 500 a partir del 1 de enero de 2016 sin que afecte el límite anual de la Sección 179 para el límite de gasto.

La deducción de gastos de la sección 179 le permite deducir el valor total de la mayoría de los elementos tangibles en un solo año en lugar de distribuirlo. Si está depreciando algún artículo, consulte la Publicación 946 para más información.

Programas de beneficios para empleados

Como usted trabaja por su cuenta, puede deducir sus propias primas de seguro médico, dental o de cuidado a largo plazo en la línea 29 de su 1040. Esto también puede incluir primas para su cónyuge e hijos (menores de 27 años al final del año, incluso si no es un dependiente). El beneficio neto de su negocio debe ser igual o mayor que las primas. Esta deducción en su declaración de impuestos personal se denomina "Seguro de salud por cuenta propia".

También puede deducir las primas que pagó por los empleados en la línea 14 de su Anexo C. Esto incluye cosas como seguro de salud, seguro de vida grupal de vida, seguro de accidentes o programas de asistencia para el cuidado de niños.

Las contribuciones que realizó en nombre de sus empleados a los planes de pensión o jubilación se pueden deducir en la línea 19. Estos pueden incluir los planes SEP, SARSEP, SIMPLE o 401k. Consulte la Publicación 560 del IRS para obtener más información sobre estos planes. Hay un crédito comercial disponible para establecer un plan de jubilación para los empleados. Vea el Formulario 8881, con sus instrucciones, para obtener información adicional. El crédito está limitado a $ 500 por año por hasta tres años.

El cumplimiento de las regulaciones del Departamento de Trabajo puede formar parte de su vida empresarial si establece planes de beneficios. Por lo tanto, al menos podría considerar usar un tercero para asegurarse de que se está coloreando dentro de las líneas reglamentarias. Por lo general, debe presentar el Formulario 5550 ante el Departamento de Trabajo.

Seguro (distinto de la salud)

Puede deducir el costo de cualquier seguro que tenga estrictamente para proteger el negocio (como un seguro comercial de responsabilidad general, o un seguro de errores y omisiones) en la línea 15. Si tiene una oficina en el hogar y paga el seguro para inquilinos o el seguro para propietarios, no No lo deduzca aquí; en su lugar, descárguelo como parte de la deducción de su oficina en el hogar.

Pago interesado

¿Tiene propiedades para uso comercial garantizadas por una hipoteca? De ser así, el interés anotado en el Formulario 1098 que recibió es deducible en la línea 16a. Si utilizó el dinero de un préstamo garantizado por una hipoteca para uso comercial, también puede deducir una parte de ese interés. Consulte la Publicación 535 del IRS, "Gastos comerciales", Capítulo 4, para obtener ayuda con la asignación de intereses que se puede deducir aquí. Recuerde también que si alguien más ayudó a pagar el préstamo, debe dividir la deducción con ellos.

Los intereses pagados sobre otros préstamos comerciales, así como para tarjetas de crédito para pequeñas empresas, se pueden deducir a través de la línea 16b.

Gastos de propiedad

Los costos de mantener la propiedad donde se encuentra su negocio pueden sumarse durante todo el año. Afortunadamente, puede deducir estos costos:

Alquiler o arrendamiento de otra propiedad comercial . Este es bastante sencillo. En la línea 20b, puede deducir cualquier cantidad que haya pagado en el alquiler o arrendamiento de oficinas, espacio de almacenamiento u otros bienes inmuebles. El alquiler de vehículos, maquinaria o equipo pasa a la línea 20a. Sin embargo, consulte la Publicación 463 del IRS si alquiló un vehículo por más de 30 días. Es posible que tenga que restar una "cantidad de inclusión" de su deducción para contabilizar la depreciación.
Reparaciones y mantenimiento La línea 21 cubre los costos incurridos en la reparación o el mantenimiento de su maquinaria, propiedad o edificios que en realidad no aumentan su valor. Si agrega valor, o está restaurando algo inutilizable a un estado utilizable, o está reemplazando algo, no puede deducir esos costos aquí. Es posible que estos gastos deban capitalizarse y depreciarse. La reparación incluiría gastos como pagarle a un plomero para arreglar el baño en su delicatessen, no pagarle a un plomero para instalar un fregadero adicional en el baño.
Utilidades . La línea 25 cubre los pagos de servicios públicos que realiza su empresa (por separado de los que pueden estar incluidos en su alquiler o arrendamiento), como electricidad o gas. El servicio telefónico también se considera una utilidad. Si toma la deducción de la oficina en el hogar, puede incluir el servicio telefónico aquí o allá, pero no en ambos. Pero tenga cuidado, el primer teléfono fijo para el hogar no es deducible, aunque los costos de larga distancia para fines comerciales en esa línea son.

Gastos de oficina

Los gastos incurridos por la compra de suministros de oficina, tales como franqueo, papel, sobres y bolígrafos, pueden solicitarse en la línea 18. En la línea 22 pueden solicitarse otros suministros diversos que consume la empresa. Ejemplos de estos pueden ser papel higiénico, productos de limpieza, café para empleados y clientes, pequeñas herramientas de mano o botiquines de primeros auxilios.

Artículos como manuales técnicos o equipos pequeños que necesitarán ser reemplazados cada dos años también se pueden deducir aquí. Esta línea es una especie de cajón de sastre y, por lo tanto, debe esforzarse para garantizar que nada excesivamente caro termine en esta categoría.

Impuestos y licencias

En la línea 23, ingrese los impuestos a las ventas que ha pagado como vendedor de bienes o servicios. Sin embargo, si recaudó estos impuestos directamente del comprador, dichos montos deben incluirse en los recibos brutos en la línea 1.

Otras deducciones que caen aquí incluyen:

Licencias o tarifas regulatorias (las licencias de licor pueden necesitar ser amortizadas debido a su costo y duración)
Impuesto federal por desempleo
Impuestos de Seguro Social y Medicare pagados por sus empleados
Impuestos inmobiliarios y de propiedad personal sobre los activos de su negocio
No puede deducir los impuestos federales sobre la renta aquí, aunque puede deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en su 1040, línea 27. Tampoco puede deducir los impuestos sobre bienes o donaciones ni los impuestos de tasación por mejoras a su propiedad. Generalmente, los impuestos de tasación se agregan a su base en la propiedad y no son deducibles. Tenga en cuenta que los impuestos sobre las ventas que paga en los artículos para su uso en su negocio deben incluirse en el costo de esos artículos.

Viajes, comidas y entretenimiento

Viajes de negocios Si realiza un viaje de negocios, su hotel, boleto de avión, tarifas de taxi, estacionamiento y consejos para el botones son deducibles usando la línea 24a. Debe conservar sus recibos por todos estos artículos, ya que esta es un área que el IRS audita con frecuencia. Los gastos que son "extravagantes o lujosos" no serán permitidos. En cuanto a los viajes fuera de Norteamérica para una convención de negocios u otra reunión, es deducible si la convención está directamente relacionada con su negocio y existe una buena razón para que se realice fuera del continente. Se puede encontrar información más detallada al respecto en la Publicación 463 del IRS, "Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil".
Comidas de negocios y entretenimiento . Dado que, presumiblemente, necesitaría comer en cualquier caso, puede deducir solo el 50% del costo de las comidas consumidas para fines comerciales en la línea 24b. Esto incluye comidas con sus clientes. Las comidas "lujosas o extravagantes" no son deducibles, aunque el IRS no especifica exactamente qué tan grande puede ser el bistec. Usted o un empleado debe estar presente en la comida; no puede simplemente enviar a un cliente a cenar y facturarlo en su habitación y deducir el costo. Además, aunque puede jurar que hace todas las mejores cosas mientras asiste a los juegos de Grandes Ligas, todavía solo se le permite deducir el 50% del costo del entretenimiento. La documentación es importante: debe mantener un registro de la fecha, el lugar, los asistentes, el objetivo comercial y el costo.

Otros gastos

La línea 27 es la verdadera atracción. En la segunda página del Anexo C, puede hacer una lista de "otros gastos". Aún debe colocarlos en categorías, pero puede colocar los artículos aquí si no está seguro de que encajan en una de las líneas provistas. Por ejemplo, puede incluir el franqueo aquí, ya que no hay una línea de pedido separada para eso (aunque puede incluirlo en "gastos de oficina"). Su teléfono celular o gasto de Internet también se pueden enumerar aquí.

Aún debe asegurarse de que los gastos que enumere sean razonables y necesarios para su negocio. Si realmente no puede incluir algunos gastos en ninguna otra categoría, el IRS le ofrece un lugar para crear uno propio.

Palabra final

Hay varias otras cosas que debe tener en cuenta al preparar su declaración:

¿Qué se incluye en "otros ingresos" en la línea 6? La línea para "otros ingresos" es para los ingresos que podrían considerarse ingresos "no vendidos". Esto incluye las deudas incobrables que canceló en años anteriores pero que recuperó este año, el premio en efectivo que ganó su negocio, cualquier interés pagado a usted (como en cuentas vencidas) o cualquier devolución de impuestos o créditos impositivos relacionados con el uso de combustibles renovables. Este es también el lugar para ingresar la depreciación recapturada en el equipo listado (como computadoras), cuyo uso comercial cayó por debajo del 50%.
Si pagó un impuesto sobre las ventas de los artículos que compró para el negocio, el impuesto a las ventas se considera parte del costo del artículo. Por lo tanto, lo deduces a donde sea que estés deduciendo el costo del artículo. El impuesto sobre las ventas de los artículos comprados no se trata por separado y se ingresa en la línea de "Impuestos y licencias".
Usted, como propietario de la empresa, recibe un trato diferente al de los demás empleados (incluso si trabaja por cuenta propia). Si bien hay líneas dedicadas en el Anexo C para los salarios, el seguro de salud y los planes de jubilación de sus empleados, sus propios costos en estas categorías no están incluidos. Su costo de atención médica se puede deducir en su 1040, línea 29. De manera similar, su Pensión por cuenta propia o las contribuciones del plan SIMPLE se deducen en el Formulario 1040, línea 28. Para deducciones y límites, consulte la Publicación 560 del IRS, "Planes de jubilación para pequeños". Negocio."
La mejor manera de asegurarse de obtener su deducción de millas es mantener un registro . Debe anotar la lectura de su odómetro al comienzo y al final del viaje, así como la fecha y lo que estaba haciendo. Los agentes del IRS se impresionan fácilmente si tiene páginas y páginas de estas cosas. Hay varias aplicaciones, como MileIQ, para rastrear el kilometraje que usa el GPS de su teléfono. Algunas de las aplicaciones son gratuitas, mientras que otras ofrecen planes premium con funciones adicionales.

Si mantiene estas cosas en mente y hace un seguimiento de sus gastos cuidadosamente, estará en buena forma para realmente aprovechar sus deducciones.

¿Cómo hace un seguimiento de sus gastos durante todo el año?

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