Deténgase y piense cuántos correos electrónicos escribe cada dÃa en el trabajo. Según un estudio realizado por la Universidad de Carleton, los profesionales pasan un tercio de su tiempo en el trabajo leyendo y respondiendo correos electrónicos. Puede gastar más que esto, o menos, pero lo más probable es que una gran parte de su dÃa lo dedique a escribir algo .
Ahora piense cuánto tiempo ha desperdiciado tratando de descifrar un correo electrónico o informe que está mal escrito. No solo es frustrante y molesto leer, sino que la mala redacción también puede conducir a graves incomunicaciones, oportunidades perdidas o incluso accidentes laborales.
El punto aquà es que las buenas habilidades de escritura son valiosas de varias maneras. Y, tomarse el tiempo para mejorar la suya podrÃa generar dividendos significativos a lo largo de su carrera. Veamos varias técnicas que puede usar para mejorar sus habilidades de escritura empresarial.
Una buena redacción es esencial en la fuerza laboral por varias razones.
En primer lugar, ser un buen escritor te ayuda a destacar entre la multitud y mejora tus posibilidades de ascenso o aumento. Puede ayudar a convencer a su jefe para que tome medidas en proyectos e ideas que le apasionen. Una buena redacción te hace parecer más inteligente, creÃble y profesional. Ayuda a evitar confusiones y malas interpretaciones, crea confianza y relación con colegas, y gana clientes.
Una buena redacción es especialmente importante debido a nuestro mayor uso de las redes sociales. Todos hemos visto profesionales en Twitter, LinkedIn o palabras de error de Facebook o usan una palabra incorrectamente. No solo es vergonzoso cuando le sucede a usted, sino que también puede afectar su reputación y credibilidad en el futuro.
Tu escritura es uno de los medios principales en los cuales serás juzgado a lo largo de tu vida. Los correos electrónicos, textos e informes que envÃa a diario son una representación fÃsica y un registro de usted . Con el tiempo, estas representaciones construyen su reputación e impactan las relaciones que necesita para prosperar en su carrera.
Su escritura comunica sus pensamientos, y es importante que esos pensamientos se transmitan de la manera más clara y elocuente posible.
Kurt Vonnegut dijo: "¿Por qué deberÃa examinar su estilo de escritura con la idea de mejorarlo? Hazlo como una señal de respeto hacia tus lectores, lo que sea que estés escribiendo ".
Si usted es un emprendedor que necesita escribir un excelente comunicado de prensa, un gerente que escribe correos electrónicos diarios para un equipo ocupado o alguien que busca un nuevo trabajo que necesita escribir una carta de presentación ganadora, las buenas habilidades de comunicación son obligatorias. Las palabras son importantes en la vida, y te beneficiarás mucho si sabes cómo usarlas de manera efectiva.
Una gran escritura requiere tiempo y práctica. Como dijo el empresario icónico David Ogilvy: "La buena escritura no es un don natural. Tienes que aprender a escribir bien ".
Hay varias maneras en que puede hacer mejoras rápidamente en su propia escritura.
Antes de comenzar a escribir algo, deténgase y piense en lo que quiere y necesita decir. Pregúntese: "¿Qué necesita saber o comprender esta persona después de leer este correo electrónico?"
También puede usar los "5 Ws + H" que todos los periodistas usan cuando elaboran su trabajo:
También debe preguntarse: "¿Realmente necesito enviar este correo electrónico?"
Los profesionales de todos los sectores se ven inundados de correos electrónicos todos los dÃas, muchos de los cuales son innecesarios. Ahórrese a usted mismo y a su tiempo de lectura asegurándose de que cada correo electrónico que envÃe sea realmente necesario y relevante.
Una vez que haya identificado lo que necesita decir, vaya al grano rápidamente. La gente siempre está presionada por el tiempo, y apreciarán su brevedad.
¿Necesitas más convincente? Deténgase y piense en lo frustrado que se siente después de leer un correo electrónico que es tres veces más largo de lo que debe ser, con los puntos principales ocultos en la parte inferior. Es una pérdida de tiempo y energÃa, ¿verdad?
No haga que su audiencia pase por esto, sea breve.
Puede ayudar a pensar en cómo la gente lee. El novelista Elmore Leonard ofrece algunos consejos sucintos pero geniales cuando dice: "Trate de omitir la parte que los lectores tienden a omitir". En general, esto significa párrafos largos que tienen más que ver con lo que desea decir que lo que el lector necesita oÃr. Siempre ten en cuenta tu lector.
Si descubre que no puede escribir un correo electrónico de menos de media página, entonces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicar esta información. En cambio, llame a la persona y hable con ellos directamente.
3. Evite las palabras pretenciosas Al escribir, tu objetivo es ser claro y directo. Si tu lector tiene que usar Google para descifrar lo que estás tratando de decir, se sentirá enajenado y molesto.
Mark Twain dijo una vez: "No use una palabra de cinco dólares cuando lo haga una palabra de cincuenta centavos". Evite la tentación de usar palabras floridas y pretenciosas para que suene más inteligente. Quédate con las palabras de cincuenta centavos.
En la misma lÃnea, evita la jerga siempre que sea posible. La jerga a menudo lo hace sonar pretencioso, y puede alienar aún más a su lector. En cambio, escribe la forma en que hablas. Mantenerlo natural y directo.
Las oraciones activas son directas, audaces y más interesantes que las oraciones pasivas. Las oraciones pasivas son débiles y prolijas; son como un cojo apretón de manos. Su escritura mejorará dramáticamente si se esfuerza por usar oraciones activas siempre que sea posible.
Por ejemplo, mira las dos oraciones a continuación:
La primera oración está escrita en la voz activa. Es claro y directo. La segunda oración es pasiva.
En una oración activa, el sujeto realiza la acción del verbo. En una oración pasiva, el sujeto deja que les suceda la acción. Aquà hay otro ejemplo simple:
En la primera oración, el sujeto (el golfista) realiza la acción (golpea la pelota). En la segunda oración, el sujeto (el golfista) viene después del verbo; está recibiendo la acción.
Para detectar la voz pasiva, busque las formas del verbo "to be", como "will" o "was", delante de un verbo. Por ejemplo, "La reunión se llevará a cabo a las 8 p.m.", es pasiva. En su lugar, diga: "La reunión es a las 8 p.m."
5. Sé siempre profesional A veces es tentador lanzar una broma o incluir algunos chismes de oficina en un correo electrónico. Sin embargo, estos complementos no contribuyen a su mensaje y pueden afectar negativamente su reputación. También son fácilmente incomprendidos.
SÃ, debes ser auténtico y dejar que tu voz brille en tu escritura. Pero también necesitas ser profesional; es un acto de equilibrio. Una buena manera de verificar la idoneidad de su contenido es preguntar: "¿Me sentirÃa cómodo con esto si estuviera en la portada del periódico mañana por la mañana?" Si esto lo hace temblar, haga algo de edición.
Sus comunicaciones comerciales se envÃan con un propósito; es raro que escriba un correo electrónico que sea puramente informativo. Lo más probable es que necesite que su lector haga algo: devolver la llamada, darle más información, confirmar su presencia en una reunión, etc.
No deje que su lector sepa qué quiere que haga con esta información. ExplÃquelo y sea especÃfico. Por ejemplo:
Sea claro sobre lo que quiere y probablemente encontrará que obtiene mejores resultados de sus lectores.
Consejo profesional : tenga en cuenta que si necesita una acción inmediata sobre algo, hable con el destinatario en persona. Levántese de su escritorio y vaya a su oficina, o llámelos por teléfono. Escribir es un medio importante, pero nada es mejor que una conversación en persona cuando necesitas hacer algo.
El asunto de su correo electrónico es una herramienta poderosa; piense en ello como el titular de su correo electrónico. El trabajo de un titular es asegurarse de que el cuerpo sea leÃdo. Para hacer esto, los titulares deben ser breves, directos, poderosos y especÃficos.
Por ejemplo, mira las dos lÃneas de asunto del correo electrónico a continuación:
La primera lÃnea de asunto es vaga y deja muchas preguntas sin respuesta. ¿Qué reunión de lunes? ¿De qué se trata la reunión? ¿Necesito saber sobre esta reunión?
La segunda lÃnea de asunto es mucho más especÃfica y, por lo tanto, es más probable que se abra y se lea rápidamente. Comunica de qué reunión está hablando el autor, cuándo es y qué puede necesitar al asistir a esta reunión en particular.
Nunca deje su asunto del correo electrónico en blanco. Los filtros de correo electrónico a menudo clasifican lÃneas de asunto en blanco como correo no deseado, asà que llénelo para evitar que se pierda su correo electrónico.
Consejo profesional : Si solo necesita hacer una pregunta simple, use la técnica de fin de mensaje (EOM). Simplemente escriba su pregunta en el asunto del correo electrónico y agregue "EOM" al final. Esto le ahorra tiempo al lector porque puede responder rápidamente sin tener que leer más texto superfluo.
Por ejemplo, su asunto podrÃa decir: "¿Asistirá a la reunión de este lunes a las 2 p.m.? EOM ".
Asegúrese de que sus destinatarios saben lo que significa EOM antes de usar esta técnica. Entonces, lo ideal es que respondan en el asunto de su correo electrónico de devolución algo asà como: "SÃ, estaré allÃ". EOM ".
Mantenga sus correos electrónicos enfocados en un punto especÃfico o idea siempre que sea posible. Si necesita abordar otro tema, escriba un correo electrónico por separado. Centrarse en un tema por correo electrónico le da tiempo al lector para procesar lo que está diciendo y responder directamente. También les ayuda a organizar sus correos electrónicos de manera más eficiente y a encontrar correos electrónicos archivados más rápido.
Por ejemplo, a continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico que cubre demasiados temas:
LÃnea de asunto del correo electrónico : Reunión del lunes
Cuerpo : Hola Steve,
Gracias por todo su trabajo en los informes trimestrales de la semana pasada. Hiciste un buen trabajo! Creo que necesitamos acortar la introducción, pero aparte de eso, es genial.
Estaba escribiendo para ver si asistirÃan a la reunión de este lunes. Si es asÃ, ¿podrÃa traer una copia del borrador inicial del informe trimestral? Me gustarÃa mostrárselo a Susan.
Además, ¿alguna vez tocaste la base con Al Thompson en Syracuse? Él tenÃa algunas quejas sobre su último envÃo y debemos asegurarnos de que sean atendidas. Dejame saber como resulta esto.
Gracias,
Jim
Detente y piensa en cuántas cosas se le ha pedido a Steve que aborde en este correo electrónico.
Primero, tiene que averiguar si Jim quiere que edite la introducción, o si Jim lo hará él mismo; no es claro. Luego debe confirmar que estará en la reunión del lunes y también recordar traer el borrador del informe. Por último, tiene que atender las quejas de los clientes y contarle a Jim lo que sucedió.
El correo electrónico tiene algunos recordatorios importantes, y Steve podrÃa querer guardarlo. Pero el titular simplemente dice: "Reunión del lunes". Si quiere guardarlo como recordatorio para abordar las quejas de los clientes, el tÃtulo no tiene nada que ver con el tema real. Tendrá que recordar que el recordatorio para abordar las quejas de los clientes estaba en el correo electrónico titulado "Reunión del lunes".
Hazles un favor a tus lectores y haz que todo sea lo más fácil posible para ellos. Mantenlo simple con un tema por correo electrónico.
Nunca use el correo electrónico para entregar malas noticias. Si necesita despedir a alguien en su equipo, o proporcionar comentarios que parezcan menos optimistas, hágalo en persona. Es fácil que los malentendidos ocurran a través del correo electrónico, un prospecto que se amplifica cuando usas el correo electrónico para enviar malas noticias. En persona, puede comunicarse con compasión y empatÃa, y puede usar su lenguaje corporal y su tono vocal para transmitir aún más su sinceridad e intenciones. Esto es algo que simplemente no puedes hacer por correo electrónico.
Los errores gramaticales y ortográficos son embarazosos y perjudican tu credibilidad. Claro, puede confiar en las herramientas de revisión ortográfica, pero no captan todo, especialmente las palabras que se usan fuera de contexto.
Una vez que haya terminado de escribir, corrÃjalo de inmediato. Y, siempre que sea posible, guárdelo y vuelva a leerlo unas horas (o unos dÃas) más tarde. Alejarse un poco de la escritura le ayudará a detectar errores que podrÃa haber omitido en la primera lectura.
Consejo profesional : Al corregir, lee cada oración cuidadosamente. Siga el consejo de George Orwell, quien declara: "Un escritor escrupuloso, en cada frase que escribe, se hará al menos cuatro preguntas, por lo tanto: ¿Qué estoy tratando de decir? ¿Qué palabras lo expresarán? ¿Qué imagen o modismo lo hará más claro? ¿Esta imagen es lo suficientemente fresca como para tener un efecto? Y probablemente se preguntará a sà mismo dos más: ¿PodrÃa decirlo más brevemente? ¿He dicho algo que sea evitablemente feo?
Si el correo electrónico o el informe es particularmente importante, entréguesela a un amigo o colega de confianza para que la lea antes de enviarla a su público objetivo. Un par de ojos frescos podrÃa detectar errores adicionales que te perdiste.
Consejo profesional : si encuentra que necesita ayuda adicional para redactar su empresa, use un servicio como Grammarly, que escanea su texto e identifica errores gramaticales simples y complejos (incluidas palabras deletreadas correctamente utilizadas en el contexto incorrecto). También obtiene explicaciones de cada error para que pueda mejorar su escritura en el futuro.
Palabra final Cualquiera puede aprender a ser un mejor escritor, y la mejor manera de mejorar su propia escritura es practicar . Cuanto más escribas, mejor obtendrás. También puede considerar tomar un curso gratuito de escritura de negocios en lÃnea a través de Coursera. La clase fue creada por la Universidad de Colorado-Boulder y es gratuita si auditas.
¿Qué errores cometes con más frecuencia en la escritura de tu negocio? ¿Qué crees que haces bien?
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