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Cómo prepararse para trabajar desde casa con un trabajo o negocio de teletrabajo


Cuando amigos y colegas descubren que trabajo desde casa, la mayoría de ellos están inmediatamente celosos. Las posiciones de teletrabajo suenan como trabajos de ensueño para muchas personas, con ideales de trabajar en pijama, tocar música a alto volumen y tener una taza de café fresca justo al lado del escritorio. Como una persona de negocios exitosa que se enorgullece de mi trabajo, sé que el teletrabajo no es solo el placer de una oficina en el hogar. Se necesita mucho trabajo de preparación para construir un entorno profesional, y se necesita mucha fuerza mental para trabajar de manera efectiva sin dejar que el trabajo invada el resto de mi vida.

Si está ganando dinero como profesional independiente o si está trabajando a distancia tres días a la semana para trabajar para su empleador, debe asegurarse de que esté física y mentalmente preparado para realizar algunos cambios importantes. No se comprometa con un proyecto remoto por las razones equivocadas; puede ser un error profesional dañino del que puede ser difícil recuperarse. Piense en sus necesidades personales, profesionales y familiares antes de comenzar.

Necesidades físicas

Teletrabajo es más que solo poder alcanzar su computadora portátil desde su cama. Necesita el equipo, los servicios y la configuración correctos. Tener el control de su espacio de trabajo es excelente, pero mantener una oficina en el hogar saludable y efectiva requiere reflexión, planificación y atención durante todo el año.

1. Espacio

Antes que nada, necesitas espacio para trabajar. Como un teletrabajador que trabaja desde su casa, debe reservar un espacio de trabajo definido para ayudarlo a estar en el estado de ánimo adecuado para su trabajo, y para separar el tiempo profesional del tiempo libre. Además, el espacio dedicado de la oficina envía un mensaje claro a los demás en su hogar de que está trabajando. Pero no es necesario que renuncie a una habitación entera de su casa o alquile un apartamento más grande. Puede convertir un armario sin usar en espacio de oficina (incluso ahora hay kits que pueden ayudar) o simplemente instalarlo en un rincón tranquilo de la casa.

Mi oficina en el hogar mide solo quince pies cuadrados, pero está claramente definida como un área de trabajo. Corre a lo largo de una pared de una habitación que usamos principalmente para el almacenamiento. Estoy de cara a la pared, con una ventana a mi derecha, así que no tengo distracciones, pero obtengo luz natural y una vista agradable. Creé un ambiente profesional colgando mis diplomas en la pared, junto con algunas placas de premios. Mantengo una planta en un lado de mi escritorio, y una impresora todo en uno en el otro. Tengo un frasco de lápices, un teléfono y una foto de mi esposo y mi hijo al lado de mi computadora.

Conozco a algunos teletrabajadores que usan pantallas plegables para crear una partición, bloqueando una parte de una gran sala familiar. Otros instalaron una mesa de cartas y una computadora portátil en el sótano. Cualquiera que sea su preferencia, la idea es crear un espacio físico y psicológico distinto para su trabajo.

2. Acceso a Internet de alta velocidad

Si va a ser un teletrabajador exitoso, el equipo más obvio e importante que necesita es una computadora con acceso a Internet de alta velocidad. Una máquina lenta y una conexión de acceso telefónico ciertamente no lo harán, y usted necesita algo más confiable que robar el WiFi de su vecino.

Además, asegúrese de que su computadora pueda manejar su carga de trabajo y realizar actualizaciones de hardware cuando sea necesario. Necesita un procesador rápido, espacio de disco adecuado y mucha RAM. Asegure su conexión WiFi para no ceder el ancho de banda a los vecinos que roban su conexión.

Personalmente, necesito una computadora de gran capacidad que pueda soportar un uso constante de entre cinco horas y ocho horas por día. Una vez quemé un escritorio barato en menos de un año. Aunque mi máquina actual era una gran inversión, la opción dolorosamente obvia era gastar más en una computadora nueva que duraría tres años y comprar una computadora barata cada nueve o diez meses.

Además, si sabe que participará en reuniones desde la oficina de su hogar, obtenga una cámara de alta calidad, un micrófono o un audífono. Asegúrese de que su computadora de escritorio o portátil tenga suficientes puertos USB para conectar todos sus dispositivos u obtenga un concentrador si necesita más capacidad. Asegúrese de tener suficiente espacio en disco y memoria RAM, y de tener un ancho de banda adecuado de su proveedor de servicios de Internet de alta velocidad.

Una computadora lenta es lenta, y la tecnología anterior significa producción de baja calidad. Si desea tener éxito y ser un valioso empleado o contratista de teletrabajo, asegúrese de que su equipo de tecnología pueda mantenerse al día con usted.

3. Software

Averigüe qué programas necesita para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva. Los diseñadores gráficos independientes y los arquitectos de teletrabajo, por ejemplo, necesitan un software de diseño personalizado. Los productores de video necesitan un software de edición de vanguardia.

Decida si necesita o no aplicaciones y programas para documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, diseños, dibujos o transferencias de archivos FTP. Pídale a su empleador que le proporcione o le reembolse las versiones profesionales del software relevante. Pero si no le otorgan licencias de programas, asuma el gasto usted mismo. No corte esquinas y escatime en software. Solo terminarás convirtiéndote en trabajo de mala calidad o perdiendo el tiempo. Puede probar algunas aplicaciones gratuitas en la nube (es decir, 25 recursos en línea para autónomos y pequeñas empresas), o si tiene que desembolsar el efectivo, investigue sus oportunidades para reclamar deducciones de impuestos por gastos comerciales.

No olvide que para participar en reuniones desde la oficina de su hogar, puede necesitar un software de reunión específico de la empresa, así como Adobe Reader para que pueda abrir y leer cualquier documento importante que reciba.

4. Equipo de oficina tradicional y suministros

Es posible que no tenga un armario de suministros tan grande como el de las oficinas corporativas, pero debe equipar su oficina doméstica con los mismos suministros que encontraría en cualquier otro lugar. Necesitarás las cosas grandes, que incluyen:

  • Una impresora y papel de grado profesional
  • Un escáner (y software relacionado)
  • Una copiadora

Una máquina de fax no es tan importante como solía ser, pero su industria aún puede depender de esa tecnología. La mayoría de las impresoras todo en uno cubren todo, desde escanear y copiar hasta enviar por fax, por lo que debería poder obtener todo lo que necesita en un dispositivo asequible y que ahorra espacio.

Obtenga un teléfono comercial que pueda manejar llamadas de conferencia. Usar su teléfono celular como su teléfono de oficina principal puede ser aceptable, pero piense en qué tan claras sonan las llamadas en su hogar y con qué frecuencia su proveedor deja de atenderlas. Si su familia usa mucho el teléfono, una línea de negocios dedicada evitará recolecciones vergonzosas que pueden dañar su negocio. Alternativamente, Skype, Google Voice y otros servicios de VoIP son métodos gratuitos y de bajo costo para mantener una línea comercial. En particular, si realiza muchas llamadas internacionales, considere sus opciones digitales o las alternativas de teléfonos fijos de su hogar.

Además, utilizo un auricular con mi teléfono, por lo que puedo escribir notas mientras realizo las entrevistas y mantener las manos libres durante las llamadas prolongadas. Si tiene un teléfono celular, un auricular Bluetooth puede ser una verdadera conveniencia en su oficina hogareña.

Su lista de verificación de suministros de oficina tradicionales más pequeños debe incluir:

  • Plumas y lápices
  • Clips de papel
  • Una grapadora y grapas
  • Bandas de goma
  • Clips de documentos
  • Archivar carpetas, carpetas o incluso un archivador

Para mantenerme organizado, tengo divisores en mi escritorio, así como un tablero de anuncios y una pequeña pizarra para ayudarme a diagramar mi flujo de trabajo y mantenerse al día con las listas de tareas.

5. Oficina de respaldo

Finalmente, necesitas una oficina de respaldo. Esto puede parecer extremo, pero no quiere pensarlo primero en una situación urgente. Por ejemplo, he experimentado interrupciones repentinas de Internet en momentos increíblemente inconvenientes, así que sé cuánto tiempo lleva llegar a la cafetería local con acceso WiFi gratuito. También sé que hay días en que mi casa puede ser particularmente ruidosa, y necesitaré un lugar alternativo para un trabajo tranquilo, como la biblioteca.

La clave es conocer sus opciones y estar listo para usarlas siempre que sea necesario. No necesita dos de cada elemento de suministro que posee, pero mantenga una bolsa de equipo portátil repleta de artículos cruciales para que pueda agarrarlo y continuar sin perder demasiado tiempo.

Consideraciones emocionales

Ahora que ha configurado correctamente su entorno físico y desarrollado su plan de respaldo, es hora de prepararse emocional y mentalmente para ser un teletrabajador. Las diferencias psicológicas entre una oficina en el hogar y una oficina tradicional sorprenden a muchos teletrabajadores, y cuando intenta hacer un buen trabajo, no tiene tiempo para problemas inesperados. Conozca estos aspectos no físicos de un estilo de vida de teletrabajo.

1. Aislamiento

Especialmente si ha dejado recientemente una configuración de oficina tradicional, puede sentirse aislado y solo en la oficina de su hogar. Es fácil acostumbrarse a los aspectos sociales del trabajo en una oficina, incluso a las distracciones y molestias que podrían haberte molestado algunos días.

Antes de comprometerse con un puesto de teletrabajo, piense cómo se sentiría si tuviera que trabajar solo todo el día. Si necesita el contacto social de la oficina, es posible que no esté listo para trabajar desde casa. Pero no tienes que rechazar una oportunidad. Hay algunas maneras de aliviar esos sentimientos. Algunas personas optan por trabajar unas pocas horas en un punto WiFi local un par de veces a la semana. También puede programar algunas reuniones de almuerzo para obtener algo de interacción humana y despedirse de la soledad. Otras personas sienten que la interacción en línea, especialmente el video chat, es suficiente.

Dependiendo de su horario, también puede tomarse un descanso para pasar tiempo con su familia, o simplemente disfrutar de lo rápido que puede estar con sus familiares tan pronto como termine el día de trabajo.

2. Saber cuándo salir

Sin embargo, descubrir cuándo termina el día es otro desafío. De hecho, fue la cosa más difícil con la que lidié cuando comencé a trabajar independientemente desde casa. Especialmente como un profesional independiente con un horario esporádico, es difícil encontrar las señales que me avisen cuando sea el momento de dejar de fumar. Sin salir de un edificio de oficinas, subirse al automóvil y conducir de regreso a casa, es muy difícil experimentar esa sensación de "tiempo para dejar de fumar". Es demasiado fácil y tentador simplemente regresar a la oficina central para hacer un poco más de trabajo.

Toma tiempo acostumbrarse a separar el tiempo de trabajo del tiempo libre, pero eventualmente se dará cuenta de que está bien simplemente dejar de trabajar durante el día. De lo contrario, enfrentarás problemas en tus relaciones familiares y lidiarás con niveles más altos de estrés de lo que alguna vez lo hiciste en una oficina corporativa. Si tiene su propio negocio, establezca un cronograma y cúmplalo. Ese cronograma debe incluir su hora de inicio, bloques de tiempo específicos para ciertos proyectos, escapadas y una hora de finalización oficial. Si se retrasa, está bien "quedarse hasta tarde", pero a veces solo tiene que dejar el proyecto de lado y relajarse y pasar tiempo con su familia.

Recuerde, se necesita tanta disciplina para terminar el día como para comenzarlo.

3. Distracciones

Claro, las grandes oficinas tienen muchas distracciones, pero no necesariamente las distracciones más agradables que acechan en una oficina en casa. En casa, tiene libros, películas, televisión y videojuegos, sin mencionar amigos y vecinos y otras posibles sorpresas. También está la acogedora comodidad de su cama y sofá y la tentación de una siesta rápida. Sin la amenaza de un jefe mirando por encima del hombro, es fácil ceder ante las perturbaciones y las interrupciones.

Los niños pueden ser un desafío particular, ya que son muy persistentes y de hecho pueden necesitar su atención. Separar el área de su oficina del resto de su hogar hace que sea mucho más fácil enseñarles a los niños que el tiempo de trabajo es "no molestar".

Intenta construir tu agenda teniendo en cuenta las rutinas de tus hijos. Planee realizar sus tareas más difíciles durante la hora de la siesta de su bebé o mientras sus hijos mayores están en la escuela. Aproveche los momentos en que sus hijos se entretienen. Antes de que mi hijo llegara a la edad escolar, me pareció útil enviarlo a una niñera dos veces por semana durante unas horas, solo para obtener un bloque de tiempo sólido para realizar el trabajo. Eso también hizo que fuera más fácil saber cuándo dejar de trabajar, porque después de la niñera podía concentrar toda mi atención en él.

4. Motivación

La mayoría de los teletrabajadores tienen que ser motivados por sí mismos. Si está trabajando a distancia como empleado a tiempo completo, es posible que su compañía le pida que "acceda" a una hora determinada, tal como lo haría si ingresara en la oficina. Pero si trabajas por tu cuenta o tienes un horario flexible, necesitas la motivación interna para hacerte trabajar, incluso cuando no quieras hacerlo. Aunque está ahorrando tiempo en su viaje diario, no tiene tiempo para acostarse en la cama o ver las repeticiones cuando está en un plazo límite.

Parte del teletrabajo se está obligando a seguir trabajando o tratando de encontrar trabajo, incluso cuando no tiene ganas. Descubre qué te impulsa y mantén algunos recordatorios alrededor de tu espacio de oficina. Si está en ello por el dinero, recuerde que su sueldo depende de encontrar trabajo y completarlo a tiempo. Si lo hace por sus hijos, mantenga sus fotos cerca. Si eres un artista, rodéate de tu trabajo favorito. En mi caso, el hecho de que yo sea el sostén principal de la familia me sirvió de gran motivación.

Aspectos comerciales

Finalmente, ya sea que sea un empleado estable a tiempo completo o un profesional independiente menos seguro, debe revisar cuidadosamente los aspectos comerciales de ser su propio gerente.

1. Organización

Si está comenzando un negocio en el hogar, estudie las diferentes opciones de organización disponibles para usted. Los medios más comunes para registrarse legalmente son como propietario único, LLC, S-Corp o C-Corp. Hable con un abogado y su contador para averiguar qué satisface sus necesidades. Piense en las necesidades de nómina, las implicaciones impositivas, la responsabilidad legal y la contabilidad.

2. Impuestos

Los impuestos van a ser un gran problema. La buena noticia es que puede tomar deducciones de impuestos de la oficina en casa, y si posee una empresa, por supuesto, hay aún más deducciones disponibles. Pero no es solo deducciones de impuestos y diversión cuando trabajas desde casa.

Cuando es empleado de una compañía, solo termina pagando la mitad de sus impuestos de Seguro Social y Medicare. El negocio se ocupa del resto. Sin embargo, cuando trabajas por tu cuenta, debes estar preparado para pagar las dos mitades por tu cuenta, incluido el impuesto al trabajo por cuenta propia. Además, prepárese para pagar los impuestos estimados trimestrales. Si no lo hace, es posible que le cobren intereses y otras multas por encima de lo que debe.

El IRS no se ve con buenos ojos en los propietarios de negocios domésticos que ponen el dinero a un lado en una cuenta de ahorros de alto rendimiento para todo el año y luego pagan impuestos después de ganar intereses por doce meses. En su lugar, desglosa cuánto deberías cada mes y ponlo a un lado en una cuenta de alto rendimiento. Luego, cada vez que vencen los impuestos trimestrales, puede hacer su pago. Aún así ganará cierto interés y no molestará al IRS.

3. Seguro de salud y planes de jubilación

Si usted es un teletrabajador a tiempo completo, probablemente no le preocupen las circunstancias especiales del seguro de salud. Pero si trabaja por cuenta propia, deberá obtener un seguro de salud privado, a menos que tenga un cónyuge que pueda incluirlo en un plan de salud. Las aseguradoras privadas ofrecen planes grupales para familias y planes individuales, y las primas generalmente son deducibles de impuestos. Combine un plan de deducible alto con una cuenta de ahorros de salud, y sus gastos de bolsillo también pueden ser deducibles.

Del mismo modo, si no tiene acceso a un plan de jubilación patrocinado por la compañía, tiene mejores opciones que simplemente olvidarse de los ahorros. Puede abrir sus propias cuentas, como una IRA o solo 401k. Incluso puede abrir más de una IRA y aprovechar opciones como SIMPLE y SEP cuentas IRA, que están diseñadas para propietarios de negocios.

4. Comercializándose

Si trabaja por cuenta propia, promocionarse a sí mismo no puede ser una idea de último momento. Es una parte vital de tu día de trabajo. Aprenda a utilizar las opciones en línea, como un sitio web personal, redes digitales, blogs, redes sociales y estrategias fuera de línea, que incluyen publicidad y asistencia a eventos.

Además, averigua cuánto quieres cobrar por tus habilidades. Investigue lo que alguien con su conjunto de habilidades y experiencia puede esperar ganar para diferentes trabajos. Desea establecer tarifas razonables y competitivas de trabajo independiente, pero también quiere hacer lo que vales. Considere lo que necesita para que "valga la pena" poner su tiempo y lo que razonablemente puede esperar. Luego, comience a establecer sus tarifas para su trabajo, o al precio de sus productos.

Sé un estudiante Tome clases asequibles en una universidad comunitaria cercana. Siga aprendiendo y perfeccionando las habilidades que lo harán un vendedor atractivo o un nuevo empleado. Te enfrentarás a un mercado muy competitivo, por lo que cuanto mejor te comuniques y te conectes, más destacarás de profesionales similares.

Palabra final

El teletrabajo puede ser un gran activo para la fuerza de trabajo moderna. Desde trabajar independientemente hasta unirse a una "oficina virtual", probar que puede tener éxito como trabajador remoto puede hacerlo atractivo para posibles empleadores. Hay muchos beneficios adicionales personales para el teletrabajo, como ahorrar en los costos de traslado al trabajo en pantalones de chándal. Pero al final, debes estar preparado para asumir la responsabilidad del teletrabajo. Necesita el equipo adecuado para establecer una oficina doméstica efectiva, y la fortaleza mental y la resistencia para dedicarse al trabajo de alta calidad desde su casa.

Una vez que esté preparado física y mentalmente, puede explorar los emocionantes aspectos comerciales del teletrabajo también. Solo después de haber dado las desventajas tanto como las ventajas sabrá realmente si está listo para teletransportarse o no.

¿Trabajas desde casa? ¿Cómo es la configuración de tu oficina y qué tipo de trabajo estás haciendo? ¿A qué desafíos se enfrenta cuando intenta administrar un negocio desde su oficina en casa día a día?


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